Det exakta utseendet och innehållet i ett kontor -e -post kan variera mycket beroende på företagskultur, avsändaren och syftet med e -postmeddelandet. Men här är en allmän mall och nyckelelement som du vanligtvis hittar:
Ämnesrad:
* klar och kortfattad: Ämnesraden ska omedelbart berätta för mottagaren vad e -postmeddelandet handlar om.
* Specifikt: Undvik vaga termer som "uppdatering" eller "fråga." Använd istället saker som "Project X Status Update - [Date]" eller "Fråga angående semesterpolicy."
* handlingsbar (om det behövs): Om du behöver mottagaren för att göra något, gör det klart. Exempel:"Åtgärd krävs:Granska och godkänna rapport" eller "Svar som behövs:Möte tillgänglighet."
* förkortningar (använd sparsamt): På vissa kontor används standardförkortningar som "FYI" (för din information), "EOM" (slutet på meddelandet - när ämnesraden innehåller hela meddelandet) eller "ASAP" (så snart som möjligt).
Exempel Ämnelinjer:
* Mötesagenda:Projekt kickoff - [datum]
* Budgetförslagsgranskningsbegäran - Tidsfrist [Datum]
* Påminnelse:Teamlunch imorgon kl. 12:30
* Brådskande:webbplats ner
kropp:
1. Hälsning:
* Formell: "Kära [mottagarens namn]," (använd detta om du inte känner personen väl eller om det är en mer formell organisation).
* semi-formellt: "Hej [mottagarens namn]," eller "Hej [mottagarens namn]," (en bra standard för de flesta kontorskommunikation).
* informellt: "Hej [mottagarens förnamn]," (lämpligt om du har en bra arbetsrelation med personen).
* Grupp E -post: "Hej lag" eller "Hej alla,"
2. Öppningslinjen (syfte):
* Ange orsaken till din e -post på förhand. Detta hjälper mottagaren att förstå sammanhanget omedelbart.
* Exempel:
* "Jag skriver till dig angående ..."
* "Syftet med detta e -postmeddelande är att ..."
* "Följer upp vår konversation om ..."
* "Jag räcker ut för att få dina input på ..."
3. kroppstext (detaljer):
* håll det kortfattat och till punkten. Människor är upptagna, så undvik onödig vandring.
* Använd tydligt och enkelt språk. Undvik jargong eller alltför tekniska termer om du inte är säker på att mottagaren förstår dem.
* Bryt långa stycken. Använd punktpunkter, numrerade listor eller rubriker för att göra e -postmeddelandet lättare att läsa.
* var specifik. Ange alla nödvändiga detaljer (datum, tider, platser, namn etc.).
* var professionell och respektfull. Även i avslappnade kontorsmiljöer, upprätthålla en professionell ton. Undvik slang, sarkasm eller något som kan tolkas fel.
* korrekturläsning noggrant. Kontrollera för typfel och grammatiska fel innan du skickar.
4. Ring till handling (om det behövs):
* Ange tydligt vad du vill att mottagaren ska göra.
* Exempel:
* "Granska det bifogade dokumentet och ge din feedback med [Date]."
* "Kan du snälla skicka mig rapporten i slutet av dagen?"
* "Låt mig veta om du är tillgänglig för ett möte nästa vecka."
* "Bekräfta mottagandet av detta e -postmeddelande."
5. Stängning:
* Formell: "Med vänlig hälsning" eller "respektfullt" (använd för mycket formell kommunikation).
* semi-formellt: "Med vänliga hälsningar" eller "vänliga hälsningar" (ett säkert och professionellt alternativ).
* informellt: "Bäst", "Tack" eller "Skål" (lämpligt för människor du känner väl).
* Om du ber om något: "Tack för din tid och omtanke."
6. Signatur:
* Ditt fulla namn
* Din jobbtitel
* Ditt företagsnamn
* Ditt telefonnummer (valfritt, men vanligtvis ingår)
* Din företagswebbplats (valfritt)
* Vissa företag har fördefinierade e-postsignaturer som du måste använda.
Exempel E -post:
Ämne:Project Alpha - Uppdatering och nästa steg
Hej John,
Jag skriver för att ge en snabb uppdatering av Project Alpha -initiativet.
* Den första forskningsfasen är nu klar.
* Vi har identifierat tre potentiella leverantörer som kan tillhandahålla nödvändig programvara.
* Bifogad är en sammanfattande rapport som beskriver våra resultat och rekommendationer.
Kan du snälla granska rapporten och låta mig veta om du har några frågor eller problem? Vi vill schemalägga ett möte nästa vecka för att diskutera nästa steg och välja en leverantör. Låt mig veta vilka tider som fungerar bäst för dig.
Tack,
[Ditt namn]
[Din jobbtitel]
[Ditt företagsnamn]
[Ditt telefonnummer]
bilagor:
* Klart etikettbilagor med beskrivande namn.
* Nämn bilagan i e -postmeddelandet.
Andra överväganden:
* Svara vs. Svara alla: Tänk på vem som behöver se ditt svar. Undvik "Svara allt" om inte ditt svar är relevant för alla i e -postkedjan.
* ton: Var medveten om din ton. Skriftlig kommunikation kan lätt tolkas fel. Läs igen din e -post innan du skickar för att se till att det stöter på som avsett.
* Sekretess: Var försiktig med vad du skriver i e -postmeddelanden. Kom ihåg att e -post inte alltid är privat.
* Kontorskultur: Var uppmärksam på e -postkommunikationsstilarna för dina kollegor och överordnade. Justera din stil i enlighet därmed.
* Out Office: Ställ in ett meddelande utanför kontoret när du är borta för att låta folk veta att du inte är tillgänglig och när de kan förvänta sig ett svar.
Genom att följa dessa riktlinjer kan du skriva tydliga, kortfattade och professionella kontorsmeddelanden som hjälper dig att kommunicera effektivt och bygga starka arbetsrelationer.
