Det bästa arkivering dokument på en dator kan också vara Thebiggest utmaning : Du är helt fri att skapa några arbeten arkivering systemSOM för dig . Innan alla dina filer hamnar staplade som knowswhere , få ordning på din hårddisk . Tänk på all tid och energyyou'll spara varje gång du behöver för att hitta en fil i framtiden . Instruktioner
1
Konfigurera bred kategori mappar i Mina dokument ( i Windows ) eller på hårddisken ( i Mac OS ) . Läs 185 Skapa en Flawless arkiveringssystem för förslag på etiketten namn .
2
Skapa undermappar inom varje kategori . Till exempel sortera ekonomiska dokument efter år eller typ , samt familj - relaterade dokument efter personen .
3
Använd datorns sorteringsfunktion . Sätt " AAA " ( eller mellanslag ) framför namnen på de mest använda mappar och " ZZZ " ( eller en kula ) framför de minst använda dem , så den förra flyter till toppen av en alfabetisk förteckning och den senare gå till botten . Eller använd 01 , 02 , 03 och så vidare
4
Ange standardmapp datorn sparar filer i. Detta görs oftast på menyn Inställningar - . I Word för Windows XP , till exempel , dra ner på Verktyg- menyn Alternativ , klicka på fliken Sökvägar , välja dokument , och klicka på Ändra .
5
Sortera filer för att passa dina behov . Sortera efter datum , till exempel , för att hitta den fil du arbetat med senast . ( I Windows XP , dra ner på Visa-menyn , välj Ordna ikoner efter och välja Modifierad . Mac-användare bör klicka på fönstret de vill sortera , dra ner menyn Visa till Som lista , välj sedan By Date Modified . ) Eller sortera genom slag eller typ att gruppera alla kalkylblad , till exempel .
6
Använd meningsfulla filnamn för dina dokument . Ett filnamn som Resume är mindre användbara än Resume_Sales_10_2004 . Tänk på att inte använda snedstreck , kolon, asterisker eller något skiljetecken annat än en enda period som föregår ändelsen .
7
Håll förfina ditt register så att det fungerar bättre och bättre . Byta namn på eller ordna mappar och arkivera eller papperskorgen inaktiva . Undvik duplicera mappar , särskilt de som innehåller bilder eller andra stora filer , du fyller upp din enhet och skapa förvirring
8
Använd Spara som funktion när du vill behålla en oförändrad version av ett dokument . . Du måste ange ett nytt filnamn , som du kan basera på den gamla eller ändra helt och hållet . Detta trick från old - school dator nördar är fortfarande en bra en : Lägg V1 , V2 , V3 och så på slutet av ett filnamn för att spåra versioner av ett dokument som du ändrar med tiden
9 .
Boka ditt skrivbord för objekt som behöver omedelbar uppmärksamhet . När du är klar arbetar med dem , lämna dem i rätt mapp . Försök att inte lagra dokument långsiktigt på skrivbordet .
