Spendera ett par hundra dollar på Microsoft Office 2007 kan verka som ett slöseri med dina pengar vid första anblicken . Den tid och frustration sparas när du använder Excel databas med namn och adresser som du redan har byggt stället för att återskapa det i Word kommer att vara väl värt det extra deg , dock . En dokumentkoppling kan dra information från Excel -databaser för att hjälpa dig skapa personliga dokument som standardbrev , kuvert , adressetiketter och produktion informationsblad som ger ditt företag en viktig professionell touch.To hjälpa dokumentkopplingen gå smidigare och hjälpa till att eliminera en del formatering problem , etikett sex kolumner i ditt Excel-ark som identifierar de olika delarna av etiketterna . Till exempel , om du använder en adresslista , inkludera förnamn , efternamn , Gatuadress , Stad , stat och postnummer. Inkludera andra kolumnrubriker som t.ex. titel eller land , till exempel om de är relevanta för adresslistan . Instruktioner
1
Öppna Word . Klicka på " Utskick " fliken i Word 2007 , sedan på " Starta Koppla dokument . "
2
Klicka på " Etiketter ". Välj vilken typ av skrivare du använder för att skriva ut etiketter, etikett tillverkare , och produktnumret i " Label Alternativ" i dialogrutan .
3
Klicka på Office placerad knapp vid den övre vänstra delen av ordet skärmen om det är första gången du har anslutit till en datakälla i Word . Klicka på " Avancerat ", " Allmänt" och sedan " Check filformatskonvertering på Open " . Klicka på " OK . "
4
Klicka " Välj mottagare " på " Utskick " fliken och sedan " Använd befintlig lista . " Bläddra till Excel- kalkylbladet som behövs i " Välj datakälla " dialogrutan . Dubbelklicka på den . Klicka på " MS Excel -kalkylblad via DDE ( * . Xls " ) i " Bekräfta Data Source " i dialogrutan och sedan på OK . Klicka på " Visa alla" om du inte ser " MS Excel -kalkylblad via DDE ( * . Xls ) " i " Bekräfta Data Source " i dialogrutan .
5
Välj "Namn eller Cell Range " i Microsoft Office Excel dialogrutan och ange cellområdet eller kalkylblad med information som du vill sammanfoga .
6
Klicka på " Utskick ", " Start Mail Merge ", " Redigera mottagarlista " om du vill välja en delmängd av enskilda poster ( rader i Excel ) för att inkludera i din lista . Markera eller avmarkera enskilda poster efter behov genom att klicka på bocken bredvid enskilda mottagare som kommer upp . Ett annat alternativ är att klicka på någon av de sammansatta fälten som innehåller regelbundet används kombinationer av uppgifter som " Adress Block . " Klicka på " Utskick ", " Skriv och infoga fält , " och " Fields Match " om du vill ansluta Word dokumentkoppling fält till Excels kolumn data. Välj kolumnrubriker från rullgardinsmenyerna till höger på varje rad som motsvarar de delar av en adress på vänster sida av " Match Fields " dialogrutan . Inte alla av adressens delar kommer att matcha en kolumnrubrik . De kommer att visa upp som tomma platshållare på din etikett .
7
Klicka på etiketten dokumentet där du vill infoga den första gäller information . Klicka på " Utskick , " Skriv och Infoga fält " för att lägga till adressen blocket eller enskilda fält på etiketterna . Använd skiljetecken såsom mellanslag , radering av mellanslag eller kommatecken för att göra etiketterna ser ut som du vill. På" Uppdatera etiketter " i " Skriv och infoga fält . " Formatera dina datafält i en etikett med teckensnitt , textfärg , och andra ändringar du vill göra .
8
Markera den etikett du formaterat . Tryck på" Ctrl - Skift - C " på tangentbordet för att kopiera formateringen av etiketten . Klicka på" Ctrl - A " för att markera alla etiketter , och därefter " Ctrl - V " för att klistra in formatering på alla etiketter .
9
Klicka på " förhandsgranska resultat " i " Utskick " fliken . Klicka " Next Record " och " Föregående Record " för att förhandsgranska varje etikett i dokumentet . Klicka på " Sök mottagare " för att titta på en viss etikett .
10
Klicka på " Utskick ", " Finish ", " Avsluta och sammanfogning , " " Redigera enskilda dokument . " Välj om du vill redigera etiketten för närvarande på skärmen , en uppsättning etiketter eller alla etiketter . de etiketter du vill redigera sparas i en separat fil . Rädda huvudetiketten filen om du vill arbeta med etiketten satt igen i framtiden .
