Att hålla reda på en e-postlista i ett kalkylprogram som Microsoft Excel gör det enklare att sortera och spåra data samt att skriva ut kuvert , personliga brev och andra försändelser listan . Du kan exportera din Excel-ark som en XLS eller CSV för att skicka till en skrivare eller de flesta online posttjänster listan , eller använd dokumentkoppling funktion inbyggd i Microsoft Word för att skriva ut direkt från ditt Excel-ark . Bestäm Format
Bestäm om du kommer att använda uppgifterna sändlista för ändamål utöver adressetiketter . Detta beslut kan påverka hur du strukturerar kalkylbladet . Till exempel , om du vill skriva ut personliga brev till varje persons förnamn , t.ex. " Kära Nicholas , " då måste du lagra varje persons namn i två separata kolumner : Förnamn och Efternamn
. Review Skapa en e-postlista mall
i den första raden i varje kolumn , skriver en rubrik som beskriver adressen komponent som kolumn ska innehålla . Gemensamma komponenter inkluderar förnamn , efternamn , gatuadress ( linje ett ) , gatuadress ( linje två ) , stad , stat , postnummer och land . Lista en komponent på toppen av varje kolumn. Ange dina uppgifter postlista i Excel- mall som du just skapade . Ange en ny kontakt på varje ny rad .
Split fullständiga namn i förnamn och efternamn
p Om din ursprungliga e-postlista uppgifter endast innehåller ett namn kolumnen , såsom " Fullständigt namn ", men du behöver dessa uppgifter spridda över " förnamn " och "efternamn " kolumnerna , kan du använda " Omvandla text till kolumner " guiden . Markera hela kolumnen som innehåller fullständiga namn genom att klicka på bokstaven högst upp i kolumnen , t.ex. " A " Klicka på " Data " och välj " Text till kolumner . " Följ guidens instruktioner . Döp rubrikerna av de resulterande två kolumnerna "förnamn " och " efternamn ". Addera Exportera en CSV
Vissa svarslistmjukvaran program och företagen begär sändlistor i en CSV ( kommaseparerade värden ) format . Spara ditt Excel-ark som en CSV genom att välja " Spara som " från Office-menyn ( eller från " Arkiv " -menyn i Excel 2003 eller tidigare ) . Välj " kommaseparerade värden ( * . Csv ) " från " Spara som" i rullgardinsmenyn och klicka på " Spara ".
Använder dokumentkoppling i Microsoft Word
Skapa ett nytt Microsoft Word- dokument eller öppna befintliga kuvert eller brev där du vill infoga utskick information från Excel . Välj " Utskick " fliken och klicka på " Starta Koppla dokument . " Välj " Steg för steg -guiden Koppla dokument . " Klicka på " Välj mottagare " -knappen och välj " Använd befintlig lista . " Dubbelklicka på Excel-ark som du skapade tidigare . Följ anvisningarna i guiden för att infoga och formatera varje fält från Excel-mall i Word kopplade dokumentet .
