Excel är ett kraftfullt verktyg för att organisera , sortera och tabellform information i ett kalkylblad . Men låt inte ordet " kalkylblad " begränsa ditt tänkande om hur och för vem Excel kan användas . Även om det är verkligen en " måste ha " verktyg för företag och finansiella proffs - det har också mycket användbara program för hem , småföretag , professionell och ideell bruk . Instruktioner
1
Bestäm vilken typ av data som projekt för att fånga in Excel . Inte begränsa informationen till siffror , eftersom Excel är funktionell och anpassningsbar för allt från numeriska data till textdata , till exempel namn eller adresser . Fokusera på behoven av projektet, såsom att upprätthålla en förteckning över uppgifter som namn , produkter , färger , priser eller särskilda anteckningar.
2
Öppna Excel programvara och skapa ett filnamn , t.ex. " Community Volunteers Roster " eller " Shoe Store Inventory . " Spara filen genom att klicka på lämplig flik för att spara en fil , till exempel " File " fliken längst till övre vänstra verktygsfältet i Excel 2003 . Klicka på " Spara som " och ange ett filnamn som du lätt kan komma ihåg . Klicka på " Spara ". Använd " Spara " -ikonen när du uppdaterar poster i filen .
3
Bestäm antalet horisontella kolumner du behöver i ditt kalkylblad . Förstå att Excel kommer " standard " den första horisontella raden med bokstäver från alfabetet och kan även använda siffror för att avgränsa kolumnerna , om du anger eller behöver det . Ange rubrik för varje kolumn i den andra raden . När du skapar en lista för medlemmarna kalkylbladet kan innehålla kolumner för följande : . Förnamn, efternamn , adress , telefonnummer , e-postadress och medlemskap kontonummer
4
Ange data . Börja längst vänstra kolumnen och fortsätt med poster för varje definierad kolumn . Skriv hela av motsvarande information in i cellen. Även när data överskrider bredden standard kolumnen omfattar programvaran data " bakom kulisserna . " Expandera kolumnbredden genom att högerklicka på den bortre högra kanten av kolumnen .
5
Kontrollera hur dina poster efter att du har angett minst 10 rader . Kontrollera att dina kolumner är lämpligt ställa upp för att möta dina behov , eller om du behöver lägga till , ta bort eller byta namn på kolumner .
6
Använd " Sort " -funktionen för att se till att kalkylbladet set-up fungerar. Markera en kolumn och klicka på " Data " fliken i det övre verktygsfältet . Klicka på " A till Ö " sort verktyg och klicka på "Enter ". Programvaran kommer automatiskt att ordna dina poster i bokstavsordning .
7
Utforska matematiska beräkningar fungerar för att få en total för numeriska inmatningar , såsom inventering . Klicka på " Data " fliken ovanpå verktygsfältet bläddrar du nedåt och väljer " Delsumma " -funktionen , och tryck " Enter ". Bläddra till den sista kolumnen på din Excel-ark där mjukvaran att automatiskt visa delsumma kvantiteten för ditt lager .
8
Spara din datainmatning arbete ofta . Eliminera behöva skriva in alla dina data genom att skapa en "master lista . " Spara huvudlistan under ett annat namn som ska användas som en mall för att skapa sub- filer, till exempel en lista för alla människor som bor på norra sidan av staden , eller separata listor för män sko inventering och damsko inventering . Använd sub - listor för att sortera och tabulera uppgifter på olika sätt , utifrån dina behov .
