Microsoft Access låter sina användare att skapa och hantera databaser . Det är det bästa verktyget i Microsoft Office Suite för denna funktion . Betydelse
Människor använder Microsoft Access för att bygga och förvalta databaser , som är organiserade samlingar av data som kan delas av många användare . Databaser är avgörande för registrering av företag och andra organisationer , vilket gör att flera personer att få tillgång till, hämta , uppdatera och på annat sätt modifiera poster snabbt och effektivt .
Identification
Tillgång är vad som kallas en databas ledningssystem - en applikation som tillåter användare att hämta information från och uppdatera databasen utan att bryta sambanden mellan de uppgifter som ursprungligen införts av databasen designern . Till exempel , skulle konsumenten databas Oats Company , ett hypotetiskt företag , include-filer som innehåller de fysiska postadresser , köphistorik utskick historia och annan relevant information , samt sambanden mellan dessa poster och menyer designade av databasen designer att tillåta andra användare att söka efter information .
Database
En Access-databas i sig består av själva uppgifterna och relationerna mellan data , gränssnitt att olika användare se och använda för att ändra eller hämta data , och instruktioner för hur databasen är att vara fysiskt lagras på datorn eller servern . Addera När du använder Microsoft Access
Använda Access är lämplig när det finns flera samband mellan de data som du försöker spela in . Access är också lämpligt att använda om du planerar att lagra poster under en längre tid , eller om du behöver för att skapa snabba rapporter innehåller disparata bitar av information .
Användning av Microsoft Excel Versus Microsoft Access
Säg Oats Company post värvningar och tackkort till en e-postlista som består av 10 olika grupper ( A , B , C. .. ) vid olika tidpunkter under året . Medlemskap i en grupp inte är uttömmande. Med andra ord , kan Mr Joe Brown vara medlem i grupperna A , C och D , inte bara A. Nu antar Oats Company sändlista består av 10 olika Excel - A , B , C och så vidare . Att uppdatera Mr Brown kontaktinformation , skulle du behöva ändra sitt rekord tre olika tillfällen , på kalkylblad A , C och D respektive.
Antag Oats Company vill spåra vilken typ av utskick varje gruppmedlem emot och när han eller hon fick det . I Excel kan du skapa ett nytt kalkylblad i varje kalkylblad att spela utskick historia ( t.ex. A och A ' ) . Men om Joe Brown , säg , earned en juristexamen , och nu skulle kallas " Mr Joe Brown , Esq . " skulle du behöva uppdatera sitt rekord på sex kalkylblad
Nu tänk om någon frågade dig att fylla i en mer komplex uppgift , baserat på dessa inledande antaganden , såsom : . ta bort alla medlemmar i gruppen C från sändlistan , utom medlemmar som också tillhör grupp A och någon annan grupp än D , och har fått ett tack-kort under de senaste sex månaderna . Kamma igenom flera kalkylblad för att hitta den informationen skulle vara lite mer tråkiga . Lägga till några fler variabler och önskemål kommer att göra det uppenbart att Excel inte är ett idealiskt verktyg för att hantera företagets e-postlista eller annan databas .
Tillgång , å andra sidan, kan du skapa register som representeras av en unik identifierare - vad som kallas en primärnyckel - som kan hänvisa till flera bitar av data . Till exempel skulle rekordet för Joe Brown identifieras genom en unik alfanumerisk kod som refererar till och ger tillgång till hämta någon av Joe Browns attribut . Attribut är de olika typer av data som är associerade med en post primärnyckel . Till exempel , Joe Browns förnamn , efternamn , adress och utskick historia är alla attribut för en enskild post i databasen . En korrekt utformad Access-databas skulle endast kräva att register ska uppdateras en gång , databasen kan också hämta en kombination av begärda attributen . Detta gör uppgifter som den i det föregående stycket enkel , och gör Tillträde perfekt för att bygga och förvalta databaser .
