Mail Merge programvara kan du skicka meddelanden till flera mottagare på en gång . Till exempel , om ditt företag har en lista kund utskick , tillåter Koppla programvara du skicka ut ett meddelande till alla kunder . För att undvika att använda opersonliga hälsningar som " Bäste kund , " mail merge programvara kan du använda mottagarens namn i själva e-postmeddelandet . Fel i datainmatning , kod och formatering kan orsaka meddelanden visas felaktigt , inte kommer fram eller gå till fel adress . Felsökning av programvara med hjälp av en dummy e-postadress kan du hitta problemet utan att skicka massor av test- meddelanden till din e-postlista . Instruktioner
Förberedelser
1
Besök en gratis webb - baserad leverantör e-postadress som Hotmail.com , Yahoo.com eller Gmail.com och registrera dig för ett gratis konto .
2
Ange en relativt komplex e-postadress när du uppmanas att ange önskad adress . Istället för mikekowalkski1989 , till exempel begära mike_j_kowalkski_1989 . Utrymmen och understreck kan orsaka problem med dokumentkoppling programvara , så alltid testa med den typ av adress sannolikt att orsaka problem .
3
Hit " Registrera dig " eller " Skapa " för att avsluta sign - up process . Hit " Kontroll " och " T " för att öppna en ny flik i webbläsaren . Detta gör att du kan hålla inkorgen öppen för att snabbt kontrollera uppkomsten av dummy mail som skickas från din dokumentkoppling programvara .
4
Dubbelklicka på ikonen på skrivbordet för att skriva din dokumentkoppling programvara , till exempel Microsoft Dynamics eller Open Office .
Mottagarens Underlåtenhet
5
Ange din dummy e-postadress i rutan " Mottagare ". Ange din riktiga adress också och alla andra e-postadresser som du använder.
6
Ange ett blanksteg före och efter bokstäverna i alla utom en av de " mellaninitial " lådor . Vissa e- merge -program inte automatiskt lägga till mellanslag efter initialerna när sändlistan importeras från kalkylbladet till programvaran . Detta innebär att programmet inte kommer att känna igen namn och utelämnar det från listan . Manuellt lägga till ett mellanrum säkerställer programvaran korrekt visar mottagarens namn . Genom att du lämnar en utan ett utrymme , kan du avgöra om avståndet är frågan .
7
Skicka e-post . Om du får ett felmeddelande som talar om några av de mottagaradresser hittades inte , klicka på länken för att se vilka mottagare det var . Om det var namnet på mottagaren som du inte lägga till ett utrymme , kan du bestämma att avståndet var problemet .
Formatera
8
Skicka ett test mail till din dummy adress . Om du omedelbart få en " Plattform : Användare " felmeddelande från Koppla programvara , är det mest troligt att du inte har valt rätt format
9
Öppna " Format " alternativ gränssnitt , typiskt . i " Options " -menyn och markera kryssrutan " HTML . " Detta är den mest förstås format för att skicka e-post .
10
Sänd ett annat test . Öppna meddelandet och visa det . Om det visar fel , till exempel text klumpas ihop eller bilderna överlappar stycken , öppnar " HTML Editor " fliken i dokumentkoppling mjukvaran . Detta gör att du kan redigera textens layout . Ange HTML- taggen för att separera eventuella ackumulerade stycken .
