De tre huvuddokumenten som används i en inköpsprocess är:
1. Köp rekvisition: Detta är ett internt dokument som initieras av en avdelning eller en person som behöver varor eller tjänster. Den beskriver vad som behövs, kvantitet och ofta en budget. Det är * inte * ett åtagande att köpa.
2. inköpsorder (PO): Detta är ett formellt juridiskt dokument som utfärdats av köparen till leverantören. Den beskriver artiklarna som ska köpas, kvantiteter, priser, leveransvillkor, betalningsvillkor och andra villkor. Det är ett juridiskt bindande åtagande att köpa.
3. faktura: Detta dokument utfärdas av leverantören till köparen. Det visar de varor eller tjänster som tillhandahålls, kvantiteter, priser och det förfallna beloppet. Det används för betalningsbehandling och redovisning.
