Budgetförberedelser kräver ett omfattande utbud av data, kategoriserat i stort sett på följande sätt:
i. Finansiella data:
* Tidigare prestanda: Detta är avgörande för prognoser. Data som behövs inkluderar:
* Tidigare budgetar: Faktiska utgifter kontra budgeterade belopp för tidigare perioder (månadsvis, kvartalsvis, årligen). Att analysera variationer hjälper till att förfina framtida uppskattningar.
* Finansiella rapporter: Intäktsredovisningar (intäkter, kostnader för sålda varor, driftskostnader), balansräkningar (tillgångar, skulder, eget kapital) och kassaflödesanalyser (kassainflöden och utflöden).
* Försäljningsdata: Historiska försäljningssiffror uppdelade efter produkt, region, kundsegment och försäljningskanal. Detta informerar inkomstprognoser.
* Kostnadsdata: Detaljerad uppdelning av alla utgifter, kategoriserade efter avdelning, produkt, projekt, etc. Detta inkluderar direkta kostnader (material, arbetskraft) och indirekta kostnader (omkostnader, administrativt).
* lagerdata: Information om lagernivåer, omsättningsgrader och lagringskostnader.
* Kundfordringar och betalas: Uppgifter om utestående fakturor och betalningar som är skyldiga.
ii. Operativa data:
* Försäljningsprognoser: Prognoser av framtida försäljning baserat på marknadsanalys, försäljningstrender och förväntad tillväxt.
* Produktionsplaner: Projicerade produktionsvolymer, resurskrav (material, arbetskraft, maskiner) och produktionskostnader.
* Marknadsplaner: Planerade marknadsföringsaktiviteter och deras tillhörande kostnader (reklam, kampanjer etc.).
* Kapitalutgifter (CAPEX) Planer: Planerade investeringar i ny utrustning, anläggningar eller teknik.
* Personalplaner: Projicerade bemanningsnivåer, löner, förmåner och andra personalkostnader.
* Forskning och utveckling (FoU) Planer: Planerade FoU -aktiviteter och deras tillhörande kostnader.
* Projekttidslinjer och milstolpar: Scheman för större projekt, vilket möjliggör bättre uppskattning av resursallokering.
iii. Externa data:
* Ekonomiska prognoser: Prognoser av ekonomisk tillväxt, inflation, räntor och andra makroekonomiska faktorer som kan påverka verksamheten.
* Branschtrender: Analys av branschtrender, konkurrenskraftigt landskap och marknadsförhållanden.
* reglerande förändringar: Eventuella förväntade förändringar i förordningar eller lagar som kan påverka verksamheten.
* Prissättningsinformation: Marknadspriser för råvaror, produkter och tjänster.
* Konkurrentanalys: Information om konkurrenternas prissättning, strategier och marknadsandel.
iv. Andra viktiga data:
* Inflationsnivåer: Att justera för stigande priser i material, arbetskraft och andra utgifter.
* Växelkurser: För internationella företag som hanterar flera valutor.
* Skattesatser: Nuvarande och beräknade skattesatser för att exakt redovisa skatteskulder.
* Räntesatser: För lånekostnader och investeringsavkastning.
De specifika uppgifterna som krävs kommer att variera beroende på storleken och komplexiteten i organisationen, branschen och typen av budget som utarbetas (t.ex. driftsbudget, kapitalbudget, kassaflödesbudget). Ju mer detaljerade och exakta uppgifter, desto mer pålitliga och effektiva blir budgeten.
