De specifika dokumenten som behövs för fakturering beror på ditt företag, bransch och klient. Vissa vanliga dokument är dock nästan alltid nödvändiga:
Väsentliga dokument:
* Din affärsinformation: Detta inkluderar ditt juridiska företagsnamn, adress, telefonnummer, e -postadress och skatteidentifieringsnummer (t.ex. EIN i USA, momsnummer i Europa).
* klientinformation: Detta inkluderar klientens juridiska namn, adress och all relevant kontaktinformation. Noggrann faktureringsadress är avgörande.
* fakturanummer: Ett unikt sekventiellt nummer för varje faktura. Detta är viktigt för spårning och rekordhållning.
* fakturadatum: Datumet fakturan utfärdas.
* Beskrivning av varor eller tjänster: En tydlig och detaljerad beskrivning av vad du gav. Vara specifik för att undvika förvirring.
* Kvantitet och enhetspris: Antalet enheter som tillhandahålls och priset per enhet.
* Totalt belopp förfaller: Summan av alla avgifter, inklusive eventuella tillämpliga skatter eller rabatter.
* Betalningsvillkor: Ange tydligt när betalningen förfaller (t.ex. netto 30, förfaller vid mottagandet). Inkludera information om hur betalning ska göras (t.ex. banköverföring, kreditkort, check).
dokument som kan krävas beroende på situationen:
* inköpsorder (PO): Om klienten tillhandahöll en inköpsorder bör den hänvisas till din faktura. Detta hjälper till med matchning och spårning.
* kontrakt: Kontraktet kan beskriva specifika villkor, betalningsscheman eller tjänster som tillhandahålls som måste återspeglas på fakturan.
* Leveranskvitto/bevis på tjänsten: Om du tillhandahåller fysiska varor eller tjänster, ger bevis för leverans eller serviceavslutning att stödja fakturan.
* Tidblad/projektrapporter: För tjänster som faktureras per timme eller baserat på projektmilstolpar är det viktigt att stödja dokumentation.
* Skattformulär: Beroende på din plats och klientens plats kan du behöva inkludera skatteinformation på dina fakturor, som GST/HST (Kanada), moms (Europa) eller moms (USA).
kort sagt: Medan kärnelementen (affärsinfo, klientinfo, artiklar, kostnader, betalningsvillkor) alltid är nödvändiga, kan andra stöddokument förbättra noggrannheten, minska tvister och stärka dina finansiella poster. Håll organiserade register över alla relaterade dokument för revisionsändamål.
