De exakta stegen för att spara ett dokument och e -post Det beror på applikationen du använder för att skapa dokumentet och e -posttjänsten du använder. Här är dock en allmän översikt med vanliga exempel:
i. Spara dokumentet
1. Skapa eller öppna dokumentet: Börja med att skapa ett nytt dokument eller öppna ett befintligt i din valda applikation (t.ex. Microsoft Word, Google Docs, LibreOffice Writer, Pages).
2. Spara dokumentet:
* filmeny: Gå till menyn "File" (vanligtvis i det övre vänstra hörnet).
* spara eller spara som:
* `Save`: Om du sparar ett dokument som du redan har sparat tidigare sparar detta ändringarna i den befintliga filen.
* `spara som`: Detta gör att du kan välja ett nytt filnamn, plats och filformat. Använd detta första gången du sparar ett dokument eller om du vill skapa en kopia med ett annat namn eller format.
* Välj filnamn och plats:
* En dialogruta visas.
* filnamn: Skriv in ett beskrivande namn för ditt dokument.
* Plats: Välj en mapp på din dator (t.ex. skrivbord, dokument, en specifik projektmapp) där du vill spara filen. Bläddra i mappstrukturen för att hitta önskad plats.
* Välj filformat (viktigt):
* ordbehandlingsdokument: Vanliga format inkluderar:
* `.docx` (Microsoft Word, The Modern Standard)
* `.doc` (äldre Microsoft Word -format)
* `.ODT` (OpenDocument Text, används av LibreOffice och andra)
* `.rtf` (Rich Text Format, ett mer universellt format som bevarar grundläggande formatering)
* pdf (bärbart dokumentformat): Ett mycket populärt format för att dela dokument eftersom det bevarar formateringen exakt som du ser det, oavsett mottagarens programvara. Om du behöver se till att dokumentet ser lika ut för alla, spara det som en PDF.
* text (.txt): Sparar bara textinnehållet och tar bort all formatering. Användbart för enkla anteckningar men inte för dokument med formatering.
3. Klicka på "Spara": Klicka på "Spara" -knappen i dialogrutan.
ii. E -post till dokumentet som en bilaga
1. Öppna din e -postklient eller webbmail:
* e -postklient: Exempel inkluderar Microsoft Outlook, Thunderbird, Apple Mail.
* webmail: Exempel inkluderar Gmail, Yahoo Mail, Outlook.com. Öppna din webbläsare och gå till din e -postleverantörs webbplats.
2. Komponera ett nytt e -postmeddelande: Klicka på "Komposen", "Ny e -post" eller liknande knappen för att starta ett nytt e -postmeddelande.
3. Fyll i mottagaren (er), ämne och kropp:
* till: Ange e -postadressen för den / de personer du vill skicka dokumentet till.
* cc: (Kolkopia) Lägg till e -postadresser till personer du vill få e -postmeddelandet men är inte de primära mottagarna. De kan se att du skickade det till andra.
* bcc: (Blind kolkopia) Lägg till e -postadresser till personer du vill få e -postmeddelandet * utan * de andra mottagarna som vet. Deras e -postadress är dold.
* Ämne: Skriv en kort, beskrivande ämnesrad så att mottagaren vet vad e -postmeddelandet handlar om.
* kropp: Skriv ett meddelande i e -postmeddelandet. Du kan kort förklara vad bilagan är, ge sammanhang eller ställa en fråga.
4. Bifoga dokumentet:
* "bifogas" -knappen: Leta efter en "bifogad" -knapp eller pappersklippsikon. Det är vanligtvis beläget nära ämnesraden eller e -postmeddelandet.
* Bläddra i dina filer: Om du klickar på "bifoga" -knappen öppnar ett fil Explorer -fönster.
* Hitta ditt dokument: Navigera till mappen där du sparat dokumentet.
* Välj dokument: Klicka på dokumentets filnamn för att välja det.
* Klicka på "Öppna" eller "bifoga": Klicka på knappen "Öppna" eller "bifoga" i fönstret File Explorer. Dokumentet kommer nu att bifogas e -postmeddelandet. Du bör se dess namn visas nära knappen "Bifoga".
5. Skicka e -postmeddelandet:
* "Skicka" -knappen: Klicka på "Skicka" -knappen för att skicka e -postmeddelandet med bifogat dokument. Det är vanligtvis en knapp med ordet "skicka" eller en ikon för ett flygplan eller pil.
Exempel Scenarier:
* spara ett orddokument och maila det med gmail:
1. Öppna dokumentet i Microsoft Word.
2. Klicka på `File> Spara AS '.
3. Välj en plats och filnamn (t.ex. "myreport.docx").
4. Klicka på "Spara."
5. Öppna ditt Gmail -konto i din webbläsare.
6. Klicka på "Kompose."
7. Fyll i "till" "-ämne" och e -postmeddelandet.
8. Klicka på ikonen "Bifoga filer" (PaperClip).
9. Bläddra till var du sparat "myreport.docx" och välj den.
10. Klicka på "Öppna."
11. Klicka på "Skicka."
* spara ett Google -dokument och maila det med Gmail:
1. Öppna Google Doc.
2. Klicka på `File> Ladda ner> Microsoft Word (.docx)` eller `File> Ladda ner> PDF -dokument (.pdf)`. Välj det format du vill skicka. Den laddar ner till din dators nedladdningsmapp eller standardplatsen du har ställt in i din webbläsare.
3. Öppna ditt Gmail -konto i din webbläsare.
4. Klicka på "Komponera."
5. Fyll i "till" "-ämne" och e -postmeddelandet.
6. Klicka på ikonen "Bifoga filer" (PaperClip).
7. Bläddra till din nedladdningsmapp (eller den plats du valde) och välj den nedladdade filen.
8. Klicka på "Öppna."
9. Klicka på "Skicka."
Viktiga överväganden:
* Filstorleksgränser: E -postleverantörer har ofta gränser för storleken på bilagorna. Om ditt dokument är mycket stort (t.ex. innehåller bilder med hög upplösning eller är en lång video) kan det vara för stort att skicka som bilaga. I så fall, överväga:
* komprimera filen: Du kan komprimera filen till en .zip -fil för att minska dess storlek.
* Använd molnlagring: Ladda upp dokumentet till en molnlagringstjänst som Google Drive, Dropbox eller OneDrive och dela sedan en länk till dokumentet i e -postmeddelandet.
* Mottagarens programvara: Tänk på vilken programvara som mottagaren sannolikt kommer att ha. Att skicka ett dokument i ett gemensamt format som PDF är vanligtvis det säkraste satsningen.
* Säkerhet: Var försiktig med att öppna bilagor från okända avsändare. De kan innehålla virus eller skadlig programvara.
Genom att följa dessa steg och överväga de viktiga övervägandena bör du kunna spara dina dokument och maila dem effektivt. Kom ihåg att anpassa instruktionerna baserat på den specifika programvaran och tjänsterna du använder.
