Okej, låt oss felsöka varför ditt skannade dokument kanske inte kopplar till ett e -postmeddelande. Här är en uppdelning av vanliga orsaker och hur man fixar dem:
1. Filstorleksproblem:
* Problem: Det vanligaste skälet är att den skannade filen är för stor för e -postleverantörens bifogningsgräns. Många e -postleverantörer har gränser (t.ex. Gmail:25MB, Outlook:20MB, Yahoo:25MB). Även om du * tror * är det mindre, stora skannade filer kan enkelt överstiga dessa gränser.
* Lösningar:
* Kompress/minska filstorleken:
* PDF -komprimeringsverktyg: Använd ett PDF -komprimeringsverktyg online eller offline. Några gratisalternativ inkluderar:
* Online:Smallpdf, ilovepdf, online2pdf.
* Programvara:Adobe Acrobat (betald), PDFSAM BASIC (gratis).
* Minska upplösningen (DPI): När du skannar kan du försöka skanna med en lägre upplösning. 300 dpi är vanligtvis tillräckligt för de flesta dokument. Du kanske till och med kan komma undan med 200 dpi för interna dokument. En högre DPI (prickar per tum) resulterar i en större filstorlek. Du kan justera den här inställningen i din skanners programvara innan du skannar, eller använda en bildredigerare senare.
* Bildfilformat: Om din skanning sparar som en TIFF eller BMP kan du försöka spara den som en JPEG. JPEG är vanligtvis mycket mindre. Tänk dock på att JPEG är ett "förlustigt" kompressionsformat, vilket innebär att en del bildkvalitet kommer att gå förlorad.
* Optimera PDF: Om du har alternativet använder du funktionen "Optimera PDF" i Adobe Acrobat eller en liknande PDF -redigerare. Detta minskar ofta filstorleken betydligt utan att offra för mycket kvalitet.
* dela dokumentet: Om det är ett dokument med flera sidor, dela det i mindre delar (t.ex. separata PDF-filer för kapitel). Många PDF -redaktörer har "delad" funktionalitet.
* Använd molnlagringslänkar:
* Ladda upp till molnlagring: Ladda upp dokumentet till en molnlagringstjänst som Google Drive, Dropbox, OneDrive eller iCloud.
* Dela en länk: Generera en delbar länk från molnlagringstjänsten och klistra in som länkar till din e -post. Se till att ställa in behörigheterna på länken så att mottagaren kan visa eller ladda ner den.
* zip Filen: Ibland kan zippning av filen (skapa ett .zip -arkiv) minska dess storlek något. Högerklicka på filen (på Windows) eller använd ett komprimeringsverktyg (på MAC) och välj "Komprimera" eller "Skapa arkiv."
* Hur man kontrollerar filstorlek:
* Windows: Högerklicka på filen, välj "Egenskaper" och leta efter attributet "Size".
* mac: Högerklicka på filen, välj "Få info" och leta efter attributet "Size".
2. Begränsningar av filtyp:
* Problem: Vissa e -postleverantörer blockerar vissa filtyper av säkerhetsskäl (för att förhindra virus eller skadlig programvara). Detta är mindre vanligt med PDF -filer, men kan vara ett problem om din skanner sparar till ett mindre vanligt format.
* Lösning:
* Konvertera till PDF: Konvertera den skannade filen till PDF -format. PDF accepteras allmänt av de flesta e -postsystem.
* Byt namn på filtillägget: Ibland tror ett e -postsystem * * En fil är en viss typ baserad på dess tillägg, även om den inte är det. Försök att byta namn på filen och ändra tillägget. Om du till exempel har en fil som heter "Document.xyz" som blockeras kan du försöka byta namn på den till "Document.pdf" * När du har bekräftat att det faktiskt är en PDF -fil. varning: Ändra inte bara slumpmässigt tillägg utan att veta vad du gör, eftersom det kan göra filen oanvändbar.
3. E -postklientproblem:
* Problem: Själva e -postklienten kan ha problem med att bifoga filer. Detta kan orsakas av buggar i klienten, skadade data eller konflikter med annan programvara.
* Lösningar:
* Prova en annan e -postklient: Om du använder en skrivbords -e -postklient (som Outlook eller Thunderbird) kan du prova att använda Webmail -gränssnittet för din e -postleverantör (t.ex. Gmail.com, Outlook.com, yahoo.com). Detta kan utesluta problem med din e -postklientprogramvara.
* Starta om din e -postklient/dator: En enkel omstart kan ofta fixa tillfälliga problem.
* Uppdatera din e -postklient: Se till att du använder den senaste versionen av din e -postklient.
* Rensa e -postklientcache: Ibland kan korrupta cache -filer orsaka problem. Kontrollera din e -postklients inställningar för ett alternativ för att rensa cachen.
* Kontrollera till tillägg/tillägg: Inaktivera tillägg eller tillägg i din e-postklient för att se om de stör bilagorna.
* Installera om din e -postklient: Som en sista utväg kan du försöka avinstallera och installera om din e -postklient.
4. Nätverksproblem:
* Problem: En långsam eller instabil internetanslutning kan avbryta bilageprocessen, särskilt för stora filer.
* Lösningar:
* Kontrollera din internetanslutning: Se till att du har en stabil internetanslutning. Försök att köra ett hastighetstest för att kontrollera din uppladdningshastighet.
* Prova ett annat nätverk: Om möjligt kan du försöka bifoga filen från ett annat nätverk (t.ex. ditt hem Wi-Fi istället för en offentlig Wi-Fi-hotspot).
* Försök igen senare: Om din internetanslutning är opålitlig kan du försöka bifoga filen senare när anslutningen är mer stabil.
5. Skannerinställningar/mjukvaruproblem:
* Problem: Skannerns programvara kan i sig konfigureras felaktigt eller ha ett fel som förhindrar att filen skapas ordentligt.
* Lösningar:
* Uppdatera skannerdrivrutiner/programvara: Se till att du har de senaste drivrutinerna och programvaran för din skanner installerad. Besök tillverkarens webbplats för att ladda ner uppdateringar.
* Kontrollera skannerinställningar: Granska skannerinställningarna för att säkerställa att filformat, upplösning och färginställningar är lämpliga. Som nämnts tidigare, försök att minska upplösningen för att minska filstorleken.
* Prova en annan skanningsapplikation: Om du använder skannerns standardprogramvara kan du prova att använda en annan skanningsapplikation (t.ex. Windows Fax och skanning, bildfångst på macOS eller en tredjepartsskanningsapp).
* testskanning: Skanna ett litet, enkelt dokument (t.ex. en enda sida med minimalt innehåll) för att se om skannern fungerar alls.
6. Mottagarens e -postsystem:
* Problem: Det är sällsynt, men mottagarens e -postsystem kan ha strängare anknytningsgränser eller säkerhetspolicy än din.
* Lösning:
* informera mottagaren: Låt mottagaren veta att du har problem med att skicka bilagan och fråga om de har några specifika krav eller begränsningar i slutet.
* Använd en alternativ leveransmetod: Om e-post inte fungerar kan du överväga att använda en alternativ leveransmetod, till exempel en molnlagringslänk, en fildelningstjänst eller till och med en fysisk lagringsenhet (som en USB-enhet).
Felsökningssteg:
1. Identifiera problemet:
* Finns bifogningen helt, eller tar det bara mycket lång tid?
* Får du några felmeddelanden? Om så är fallet, vad säger de?
* Händer detta med alla bilagor, eller bara det här skannade dokumentet?
2. Börja med de enklaste lösningarna:
* Starta om datorn och e -postklienten.
* Kontrollera din internetanslutning.
3. Fokusera på filstorlek:
* Kontrollera filstorleken för det skannade dokumentet.
* Försök att komprimera filen eller minska upplösningen.
4. Test med en mindre fil:
* Skapa en liten textfil och försök att bifoga den till ett e -postmeddelande. Om det fungerar bekräftar det att problemet troligen är relaterat till storleken eller formatet för det skannade dokumentet.
5. Prova olika metoder:
* Försök att använda ett annat e -postklient eller Webmail -gränssnitt.
* Försök att bifoga filen från ett annat nätverk.
Genom att systematiskt arbeta igenom dessa steg bör du kunna fastställa orsaken till problemet och hitta en lösning. Lycka till!
