Det korrekta formatet för ett e -postmeddelande kan variera något beroende på sammanhanget (formellt kontra informellt) och din relation med mottagaren. Här är emellertid en omfattande uppdelning av nyckelkomponenterna och bästa praxis:
1. Ämnesrad:
* Syfte: En kortfattad och informativ ämnesrad hjälper mottagaren att förstå e -postens syfte med en överblick.
* bästa metoder:
* Var specifik och beskrivande. Undvik vaga ämnen som "Hej" eller "fråga."
* Använd nyckelord som är relevanta för e -postens innehåll.
* Håll det relativt kort (cirka 5-10 ord).
* Undvik att använda alla kepsar eller överdrivna utropstecken.
* Uppdatera ämnesraden om ämnet för e -postmeddelandet ändras under konversationen.
* Exempel:
* Bra:"Möteförfrågan:Project Alpha - 25 juli"
* Bra:"Fråga angående semesterpolitiken"
* Dåligt:"Viktigt!"
* Dåligt:"Hej"
2. Hälsning (hälsning):
* Syfte: För att starta e -postmeddelandet med en artig och respektfull öppning.
* bästa metoder:
* Formell:
* "Kära Mr./MS./dr. [Efternamn]," (Använd när du känner till mottagarens titel och efternamn.)
* "Till vem det kan beröra" (använd endast när du inte känner till mottagarens namn.) Undvik detta om det är möjligt; Försök hitta ett namn.
* semi-formellt:
* "Kära [Förnamn] [Efternamn]," (Använd när du känner till mottagaren relativt bra, men vill behålla lite formalitet.)
* "Hej [förnamn],"
* informellt:
* "Hej [förnamn],"
* "Hej [förnamn]," (använd med försiktighet; endast för mycket nära kollegor eller vänner.)
* Undvik:
* "Hej du,"
* "Till vem det kan beröra", när ett namn kan hittas.
* skiljetecken: En komma (,) efter hälsan är standard.
3. Kroppen på e -postmeddelandet:
* Syfte: Att förmedla ditt budskap tydligt och effektivt.
* bästa metoder:
* Öppningsparagraf:
* Ange syftet med e -postmeddelandet tydligt och kortfattat.
* Om du svarar på ett e -postmeddelande, erkänna det tidigare meddelandet. Exempel:"Tack för din e -post" eller "Följande på vår konversation ..."
* Middle stycke:
* Ge stöddetaljer, förklaringar och alla nödvändiga sammanhang.
* Använd korta stycken (3-5 meningar) för läsbarhet.
* Använd punktpunkter eller numrerade listor för att organisera information.
* Använd rätt grammatik, stavning och skiljetecken. Korrekturläsa noggrant.
* Avslutande stycke:
* Sammanfatta din begäran eller uppmaning.
* Uttrycka tacksamhet eller erbjuda ytterligare hjälp.
* Inkludera en tidsram om du behöver ett svar efter ett specifikt datum.
* ton:
* Håll en professionell och respektfull ton, även om du tar upp en bekant kollega.
* Tänk på din publik och skräddarsy ditt språk i enlighet därmed.
* Undvik att använda jargong eller slang såvida du inte är säker på att mottagaren kommer att förstå det.
* Var försiktig med humor, eftersom det kan tolkas fel.
* bilagor:
* Nämn alla bilagor i e -postmeddelandet (t.ex. "Vänligen hitta bifogad rapport ...").
* Använd beskrivande filnamn för dina bilagor.
* Tänk på filstorleken på dina bilagor, särskilt när du skickar till externa mottagare. Komprimera stora filer vid behov.
4. Stängning (valediction):
* Syfte: För att avsluta e -postmeddelandet artigt och professionellt.
* bästa metoder:
* Formell:
* "Med vänlig hälsning,"
* "Respektfullt,"
* "Med vänlig hälsning,"
* semi-formellt:
* "Med vänliga hälsningar,"
* "Hälsningar,"
* "Vänliga hälsningar,"
* informellt:
* "Bäst," "
* "Tack,"
* "Skål" (använd med försiktighet; kan vara för informellt för vissa mottagare.)
* skiljetecken: En komma (,) efter avslutningen är standard.
5. Signatur:
* Syfte: För att tillhandahålla din kontaktinformation.
* bästa metoder:
* Inkludera ditt fullständiga namn, titel (om tillämpligt), företagsnamn (om tillämpligt), telefonnummer och e -postadress.
* Överväg att lägga till en länk till din företagswebbplats eller LinkedIn -profil.
* Håll din signatur kortfattad och professionell.
* Ställ in en automatisk e -postsignatur i din e -postklient för konsistens.
Exempel E -post (formell):
Ämne:Mötesbegäran:Projekt Gamma -uppdatering
Kära Mr. Smith,
Jag hoppas att det här e -postmeddelandet hittar dig bra.
Jag skriver för att begära ett kort möte för att diskutera Project Gammas framsteg. Jag skulle vilja ge en uppdatering av de viktigaste milstolparna som uppnåtts och beskriva nästa steg för projektet.
Jag är tillgänglig tisdagen den 26 juli, klockan 10:00 eller onsdag 27 juli, kl 14:00. Låt mig veta om någon av dessa tider fungerar för dig, eller föreslå en alternativ tid som är bekväm.
Tack för din tid och omtanke.
Uppriktigt,
[Ditt fulla namn]
[Din titel]
[Ditt företagsnamn]
[Ditt telefonnummer]
[Din e -postadress]
[Länk till din webbplats/LinkedIn (valfritt)]
Exempel E -post (informellt):
Ämne:Snabb fråga om presentationen
Hej Sarah,
Hoppas att du har en bra vecka.
Jag hade en snabb fråga om de bilder du förberedde för presentationen nästa vecka. Specifikt undrade jag om den datakälla du använde för marknadsanalysen.
Kan du skicka en länk till mig eller låta mig veta var du hittade den?
Tack så mycket!
Bäst,
[Ditt namn]
Nyckelöverväganden:
* korrekturläsning: Korrekt alltid din e -post innan du skickar den. Kontrollera om grammatik, stavning och skiljetecken.
* Svar omedelbart: Försök att svara på e-postmeddelanden inom en rimlig tidsram (t.ex. inom 24-48 timmar). Om du behöver mer tid för att svara, erkänna e -postmeddelandet och låt avsändaren veta när de kan förvänta sig ett fullständigt svar.
* "Svara alla" Försiktigt: Använd bara "Svara alla" när ditt svar är relevant för alla på e -posttråden.
* Sekretess: Tänk på den information du delar i e -postmeddelanden. Undvik att dela känslig eller konfidentiell information om det inte är absolut nödvändigt och du använder ett säkert e -postsystem.
* Tänk på mottagaren: Justera din ton och formalitetsnivå baserat på din relation med mottagaren. Om du är osäker, fel på sidan av att vara mer formell.
* mobilvänlig: Håll e -postmeddelanden kortfattade och lätta att läsa på mobila enheter.
Genom att följa dessa riktlinjer kan du skriva tydliga, professionella och effektiva e -postmeddelanden som uppnår dina önskade resultat.
