Going papperslös i ditt hem eller arbetsplats och byta till ett elektroniskt arkiveringssystem har sina fördelar . Du sparar utrymme i ditt hem kontoret eller på ditt företag , eftersom du kan ersätta överdimensionerade arkivskåp med en enda hårddisk . Du har också lätt och snabb kontroll över organisationen av filer och mappar genom att helt enkelt skapa och ta bort objekt från datorn . Du ser slutligen en kostnadsbesparingar genom att inte behöva köpa skrivarpapper , bläck och toner , samt mappar fil . Ställa in ett pappersbaserat system arkivskåp är skrämmande , men konvertera till elektronisk arkivering är praktiskt taget ingen ansträngning med Microsofts Windows 7 operativsystem . Instruktioner
1
Klicka på "Start . " Skriv " Bibliotek " i sökrutan längst ner på " Start " -menyn . Tryck på " Enter ".
2
Högerklicka på ett tomt område i den högra rutan . Välj " Nytt " och sedan " Library " från menyn . Skriv in ett namn för det nya biblioteket , till exempel " Grupp -och projektledning . " Tryck " Enter ".
3
Högerklicka på den nyskapade mappen Bibliotek och sedan välja " Egenskaper". Klicka på " Inkludera en mapp " -knappen . Klicka på den mapp eller enhetsbeteckning , såsom C eller D , i den vänstra rutan som du vill ska skannas av biblioteket . Till exempel ansluter en USB- flash-enhet till datorn ibland skapar en tillfällig chaufför brev , t.ex. " E. " Klicka på " Inkludera mapp . "
4
Klicka på rullgardinsmenyn under " Optimera Detta bibliotek för " och välj den filtyp som bäst matchar bibliotek . Till exempel , välj " Dokument " Om biblioteket kommer att lagra Portable Document Format ( PDF ) eller Word ( DOC ) filer .
5
Klicka en bock i " Visas i navigeringsfönstret " rutan , om det inte redan är . Klicka på " Apply " och " OK " för att spara ändringarna och stänga dialogrutan . Detta är början på det elektroniska register .
6
Ta Bibliotek fönstret tillbaka till fronten om det är minimerat eller dolt . Dubbelklicka för att öppna nya biblioteket . Klicka på en tom plats och välj " Nytt " från menyn . Välj något av alternativen på undermenyn , som att skapa nya " mappar ". Skapa och namnge nya mappar som behövs för att bygga upp din elektroniska arkivsystem .
