Om du behöver kontakta samma grupp av människor regelbundet - även om det är inte hemskt ofta - är det vettigt att skapa en e-postlista . Du kan använda en e-postlista varje år för julkort eller en årlig fest , varje månad för en bokklubb , varje vecka för en vanlig kortspel . En stor fördel med en e-postlista är att korrekt uppdaterade , befriar det dig från att behöva komma ihåg alla på listan varje gång du behöver för att skicka ut kort eller andra meddelanden . Saker du behöver
Datorprogram
kalkylblad som Microsoft Excel Review Adressbok , papper eller elektroniskt , eller annan samling av adresser
Visa fler instruktioner
1
Skapa ett nytt kalkylblad och ge den ett beskrivande namn , t.ex. " Semester mailinglista . "
2
Lägg rubriker i rad 1 . Om du är säker på att du kommer att använda denna sändlista bara att ta itu med kuvert och inte göra standardbrev ( vilket kan medföra att använda förnamn endast i vissa fall , till exempel ) , etikett kolumnerna enligt följande :
A1 : Full nameB1 : Adress 1C1 : Adress 2D1 : City, State postnummer
p Om du kan behöva för att separera alla element i listan , till exempel första och efternamn , göra en kolumn för varje . A1 blir " Förnamn , " B1 blir " Efternamn ", och så vidare . Du kan även lägga till en kolumn för " nickname ". Kuvertet kan läsa William Smith , men kanske brevet börjar " Kära Bill . " Addera 3
Fyll i raderna nedanför kolumnrubrikerna . Om " Adress 2 " gäller inte i vissa fall , bara lämna det tomt . Om några av dina kontakter ingår företagsnamn , kanske du måste ange dem som " Adress 1 " eller lägga till ett " företag " kolumnen , fylla i den eller lämna den tom så är lämpligt .
4
Dubbel - kontrollera varje post för tryckfel eller andra misstag .
5
Spara kalkylbladet . Du kan nu använda den som referens för hand- adressering eller som en källa för ett ordbehandlingsprogram för att skapa och skriva ut kuvert automatiskt . Addera
