Mail Merge är Microsofts programvara för utskrift av formaterade adresser - i standardbrev , på kuvert , etiketter , och så vidare - från adresslistor som du har byggt i Excel , Access, SQL , eller andra Microsoft Office software.Mail Merge är en stor resurs om du har betydande utskick - julkort , frivilligorganisation eller affärskontakter , till exempel. Denna eHow artikel talar om bara ett sätt att använda Koppla dokument : ta adressinformation från ett kalkylblad i Excel XP , och formatera den för att skriva ut på självhäftande etiketter som du kan köpa från varje kontor leverans butik . Om du aldrig har använt Koppla dokument innan , måste du ha Office XP-skivan tillgänglig för att installera programvaran Koppla dokument . Stegen nedan förutsätter att du redan har installerat denna funktionalitet , men om du inte kommer du bli ombedd att sätta i skivan vid lämplig tidpunkt . Stegen nedan förutsätter också att du har köpt dina etiketter , eller vet exakt vilka etiketter du ska köpa . Ange vilka etiketter du använder är ett av de första stegen i proceduren . Saker du behöver
Microsoft Excel XP Review Microsoft Word XP Review adressetiketter
Printer Review Om du aldrig har gjort Koppla dokument innan , disken för Office XP .
Visa fler instruktioner
1
Skriv din adress information i Excel . Rad 1 i Excel måste märka vilken typ av information i varje kolumn , och adress innehållet går in raderna 2 och följande . Mina etiketter i rad 1 var " efternamn " , " förnamn " , " gatuadress " , " city " , " state " , " ZIP " och " land " . Programvaran verkade nöjda med denna formulering - formaterat mina etiketter utan att behöva några ytterligare instruktioner
2
spara och stänga ditt Excel-ark
3
Öppna Microsoft . . Word .
4
i ordet " Verktyg " -menyn , klicka på " Brev och utskick " , och klicka sedan på " guiden Koppla dokument " .
5
guiden Kopplad utskrift , välj " Etiketter " alternativet , sedan längst ner i guiden klickar du på " Next : Startdokument " .
6
i " Select startdokument " avsnittet , " , Ändra dokumentets layout " bör redan vara markerad . Om inte, välj det .
I " Ändra dokumentets layout " , klicka på " Label alternativ" . I dialogrutan Etikettalternativ
7
, välj skrivare , väljer du produktnummer på etiketten du använder , och klicka på " OK " .
8 p Om Koppla dokument varningsruta visas , klicka på " OK " .
9
Längst ned guiden Kopplad , klicka på "Nästa : Välj mottagare " .
10
i " Välj mottagare " avsnittet " Använd en befintlig lista " bör redan vara markerad . Om inte, välj det .
I " Använd en befintlig lista " , klicka på " Bläddra "-länken . Under Välj en datakälla i dialogrutan
11
, navigera till Excel-kalkylblad som har de adresser du vill skriva ut , markera den och klicka på " Öppna " .
12
i dialogrutan Markera tabell , klickar du på bladet som har dina adresser och klicka " OK " .
13
Koppla dokument för mottagare dialogrutan markerar du kryssrutorna för adresser som du vill skriva ut ( eller avmarkera kryssrutorna för adresser som du inte vill skriva ut ) och klicka på " OK "
14
Längst ned guiden Kopplad , klicka på "Nästa : Ordna etiketterna " . .
15
klicka på " Address blocket " , . .
16
Infoga Adress Block dialogrutan väljer önskade formateringsalternativ och klicka på " OK "
17
guiden Kopplad utskrift , klickar du på " Uppdatera alla etiketter " knappen
18
Längst ner i guiden , klicka på "Nästa : Förhandsgranska etiketterna " .
19 p Om du vill ändra . teckensnitt eller teckenstorlek , markera den text du vill ändra och formatera nu
20
guiden Kopplad klickar . . " Nästa: Slutför kopplingen "
21
Ladda ditt etikettark i skrivaren ( eller göra en provkörning - nu att etiketterna sätts upp du kan göra så många prov som du behöver innan du skriver ) .
22
Klicka på " Print " , . .
23 p Om Koppla till skrivare visas dialogrutan , välj " All " och klicka " OK "
24
i dialogrutan Skriv ut anger dina inställningar och skriva ut som du skulle för någon utskrift uppgift.
25
När du är klar med utskriften , spara Word-dokument innan stängning . Nästa gång du öppnar det , även om du har redigerat Excel , kommer doc öppna upp - to-date , med alla ändringar du har gjort i Excel .
