Excel kan förenkla organisationens uppgifter , möjliggöra visualisering av data eller trender och ge dataanalys . Men Excel är bara så bra som du gör dem . Slumpartat kalkylblad kan arbeta för att göra en snabb diagram eller en tabell , men de blir problematiskt när du går tillbaka till dem senare . Göra bättre Microsoft Excel är en fråga om att ta sig tid att göra det rätt , några minuter vid fronten kan spara timmar över livet i kalkylbladet . Instruktioner
1
Bryt upp dina data . Excel har ett stort och ständigt växande , antal tillgängliga rader och kolumner per ark , Excel-arbetsböcker kan också ha många fler än de förvalda tre ark . För små datamängder , kanske flera separata bitar av data kunna passa på ett ark . Det är en god idé att sätta en enda tabell , lista , eller relaterad uppsättning av data på varje ark .
2
Namn dina data . I Excel kan du namnge kalkylblad , celler och cellområden . Gör en vana att namnge celler som du kommer att hänvisa till ofta med logiska namn som följer din namngivning . Till exempel , om du har en cell med en ränta , kan du namnge det " INTRATE " . Du kan sedan använda den i en formel i varje kalkylblad i din fil med dess namn ( " = INTRATE * F3 " ) , vilket förenklar formel skriver samt revision senare . Namngivna områden kan användas som listor för att förhindra stavfel eller val limit . .
3
använda kommentarer Kommentarer kan läggas till en cell i ett Excel-ark med högerklicksmenyn , du kan också skriva dina kommentarer i celler intill det område du kommenterar . Kommentarer bör användas för att förklara åtgärder du redan har vidtagit , anledningen därtill kalkylbladet som du gjorde , eller datakällor --- allt som kan behövas senare .
4
använda formler och makron att förenkla uppgifter. Snabb och smutsiga metoder som klipp-och - klistra och skriva arbete, men formler kan minska risken för mänskliga fel , speciellt när du behöver att summera dina data . Några viktiga funktion kombinationer , som att använda INDEX för att samla in information från en annan plats i kombination med MATCH så Excel ser upp rätt cell platsen för dig , kan du spara tid , se till att dina summariska data uppdateras och förebygga fel .
5
Gör ett lock eller basark för kalkylbladet . Inkludera ditt namn , syftet med kalkylblad , stora förändringar log och viktiga variabler beslutsregler . Denna praxis kan tyckas fånigt eller som overkill när du är den enda som kommer att använda ett kalkylblad , men försättsblad är användbart även i dessa situationer . De inte bara förenkla din interaktion med kalkylbladet , men kräver att du tänker på vad du gör med data och kalkylblad i första hand .
6
söka efter fel ofta . Kontroll för fel kan ibland åstadkommas genom att skapa en graf och leta efter avvikare , trender eller förväntade dataområden . I andra fall kan du behöva matcha dina data till förväntade värden med formler . Excel erbjuder ett utbud av formel - revision funktioner, som visar formler i cellerna istället för resultat , som kan hjälpa dig i detta arbete . Aldrig publicera eller dela dina resultat om du inte har gjort en felkontroll .
