The SPCS bokföringsprogram innehåller en " Condense Data " verktyg som minskar mängden rymddata tar upp på en dator genom att ta bort alla slutförda , försonas eller clearas transaktioner och ersätta dem med en enda journalanteckning för hela månad. Även detta minskar filstorleken , det tar även bort detaljer och revision uppgifter , vilket innebär att endast en allmän sammanfattning av transaktionen som ska redigeras . Saker du behöver
QuickBooks
Visa fler instruktioner
1
garantera att alla uppgifter har granskats och försonas . Om ett lagförslag var kort - betalats eller överbetalda med några cent , förena kontot till noll , eller någon faktura som påverkas av den lilla felet inte kommer att kondensera med de andra transaktioner .
2
Gå till " Arkiv " -menyn , välj " Verktyg " och välj " Clean Up företagsuppgifter. " Äldre versioner av SPCS kan ha möjlighet listas under " Arkiv " -menyn som " Arkiv & Condense Data . " Addera 3
Klicka på " OK " på varningsmeddelandet om budgetering uppgifter . Detta gör att du kan fortsätta att " städa upp företagets data " guiden .
4
Ange startdatum som du vill QuickBooks använda för att börja kondensera data. Klicka på " Next . "
5
Markera de data som du vill inkludera i kondenserande processen genom att antingen lägga till eller ta bort specifika uppsättningar av data från kondensera listan . Klicka bara på ett objekt i listan och klicka på " Ta bort " för att ta bort det från listan över objekt som ska kondenseras . Klicka på "Nästa " när du har gjort dina val .
6
Dubbelkolla dina kondenserande val på sidan Sammanfattning . Om allt är korrekt , klicka på " Begin Cleanup nu " eller " Börja Condense " att börja kondensera data . Klicka på " OK " när meddelandet för att skapa en säkerhetskopia visas .
7
Bläddra till den mapp där du vill ha den kondenserade filer för att spara . QuickBooks kommer automatiskt till samma mapp som den ursprungliga datafilen och välja ett standardnamn . Om detta namn och plats är acceptabla , bara klicka på " Spara ". Framstegen kommer att övervakas på skärmen , och ett meddelande kommer att dyka upp för att påminna dig om namn och plats för filen när processen är klar . Addera
