Den QuickBooks programpaket krävs mycket minne för att köras på vilken dator som helst . Om programmet har varit i bruk under ett antal år och föregående års transaktioner inte har arkiverats , kan det orsaka en viss avmattning av hastigheten på programmet . I huvudsak , arkivering " komprimerar " alla QuickBooks transaktioner i summor så att uppgifter om de transaktioner minimeras . Det är en process för arkivering som kommer att undvika förlust av viktiga data och kommer att möjliggöra en snabb hämtning av information om den behövs . Saker du behöver
QuickBooks programvara Extern hårddisk
Visa fler instruktioner
1
Gör en fullständig säkerhetskopia av QuickBooks filen innan arkivering . Från det öppna bolaget fil , klicka på " File " -knappen på den övre menyraden . Menyn listan som dyker ner kommer att omfatta " göra kopia eller säkerhetskopiering " alternativet , . Klicka på det alternativet
2
Tillåt annat fönster dyka upp frågar var du vill spara säkerhetskopian . Standardplatsen för att spara säkerhetskopior kommer att vara i fönstret och kommer att markeras . Om den markerade standardplatsen är till en extern hårddisk , hålla den platsen . Om inte , använd den externa enheten eller en flashdrive att spara säkerhetskopian .
3
Byt namn på filen för att visa att denna fil är klar fram till den punkt där föregående års filerna arkiveras . Använd året och en beteckning som " archivedqbfile . " Ställ den här filen åt sidan för att endast nås när informationen från föregående års transaktioner måste hittas.
4
Städa upp företagets data . Du gör detta genom att klicka på " File " -knappen i övre menyraden . Menyn som dyker upp kommer att omfatta möjligheten " Utilities ". Klicka på det här alternativet . Menyn som kommer att dyka upp från det kommer att innehålla möjligheten att "städa upp företagets data . " Klicka på det här alternativet .
5
Välj vilken typ av sanering göras . I dialogrutan som öppnas kommer att omfatta två alternativ för sanering av företagets data . Den första är att ta bort transaktioner som av ett visst datum . Detta alternativ kommer att ta bort alla uppgifter om avslut per ett visst datum . Detta är det alternativ som används oftast vid årets slut för att ta bort de avslut från tidigare år . Det andra alternativet är att ta bort alla avslut . Addera arkivering eller stänga ut räkenskapsår
6
Välj balansdagen och lösenord . Vanligtvis görs detta som en årsskiftet träning snart efter skatt arkiveras . Tidsfristen bör vara den sista dagen i föregående taxeringsår . Till exempel, om det är 2010 skatter förbereds och det är för närvarande 2011 , skulle likvidationsklausul datumet vara den 31 december 2010 .
7
Håll tidigare års transaktioner vid redo genom att välja att arkivera filer ett år för sent . Vissa revisorer föredrar att stänga ut två år före beskattningsåret . Med andra ord , under 2011 den skatt likvidationsklausul året skulle vara 2009 . Detta skulle göra det möjligt för företagets ägare att se de senaste transaktionerna i detalj . Efter det andra året , borde det inte finnas någon anledning att se över dessa transaktioner .
8
Välj ett lösenord för att skydda tidigare års filer . När du har valt den specifika sista dagen i det första alternativet , kommer du att uppmanas att skapa ett lösenord . Detta lösenord förhindrar oavsiktliga ändringar transaktioner före slutet av den stängda året .
9
Justera arkiv och hamna omklassificering skatter . Ändringar som görs i ett tidigare år transaktion kan resultera i förändringar i bolagets skatt arkivering . Om justeringar måste göras , vara beredda att diskutera förändringar med en skatt professionell för att avgöra om ett ändrat avkastning måste arkiveras .
