Komprimera en QuickBooks -fil kommer att öka hastigheten på programmet . Komprimering kommer att eliminera det utrymme som tas upp av raderade transaktioner och kommer att minska utrymmet tas upp av onödiga uppgifter om transaktioner som redan har genomförts . I QuickBooks versioner före 2005 , var denna process som kallas " Condense & Arkiv , " i senare versioner det ändrades till " Clean Up företagsuppgifter. " Det är en riktig procedur för att slutföra denna process som om den inte följs kan leda till korrumperande QuickBooks filen . Instruktioner
1
Skapa en säkerhetskopia av företagets filen innan du börjar. Du gör detta genom att klicka på " File " -knappen i övre menyraden . Välj " Spara /Backup File" och du kommer att bli ombedd att välja den plats där du vill att säkerhetskopian sparas .
2
Spara säkerhetskopian på en säker plats . Välj antingen en extern hårddisk , en flash-enhet eller en CD . Detta kommer att förhindra en korrupt fil sparas till den huvudsakliga hårddisk . Samtidigt du blir ombedd att ange platsen som ska sparas har du också möjlighet att byta namn på filen .
3
Byt namn på filen för att indikera att säkerhetskopian är före för en kompressionskraft . Ha detta i en säker plats bör den komprimerade filen blir skadad eller om du har att granska uppgifter om transaktioner som kommer att tas bort under komprimeringen .
4
Börja komprimeringen . För att göra detta, klicka på " File " -knappen på den övre menyraden . Hitta " Utilities " -knappen och klicka på den . Detta kommer att ta upp en meny på höger sida där du ser den " Clean Up företagsuppgifter. " Klicka på det alternativet och låta guiden vägleder dig genom processen .
5
Välj vilken metod som ska användas för att " städa upp företagets data . " Det kommer att finnas två alternativ som presenteras på det första fönstret som dyker upp . Den första är att avlägsna genomförda transaktioner per ett visst datum . Detta är det alternativ som valts att "stänga ute " ett år . Det andra är att ta bort alla genomförda transaktioner oavsett datum . Eftersom detaljerna i dessa transaktioner är inte nödvändigt att den dag - till - dag driften av SPCS , dessa transaktioner " komprimeras " till bara summorna . Välj ytterligare kriterier för att ta bort transaktioner
6
. I nästa fönster kommer att ge dig möjligheten att inkludera andra transaktioner för att komprimera . Dessa alternativ inkluderar uncleared bank -och kreditkortstransaktioner , transaktioner märkta " skall tryckas, " fakturor och uppskattningar märkta " För att sändas , " och slutligen transaktioner innehåller faktureras eller unreimbursed kostnader . Välj de som gäller för ditt företag och klicka på " Next . "
7
Komprimera oanvända listobjekt . Detta eliminerar de poster för vilka inga transaktioner , inklusive fakturor eller uppskattningar . Dessa oanvända listobjekt inkluderar konton, kunder , leverantörer, andra namn , faktura objekt och de färdiga "att göra" Anteckningar . När du är klar väljer dessa klick " Next . " Detta är det sista fönstret innan den når " Begin Cleanup " knappen .
8
Klicka på " Begin Cleanup . " Denna process kan ta minuter eller timmar att slutföra , och du kommer inte att kunna arbeta i SPCS tills jobbet är gjort . Några saker att tänka på : Först, om din QuickBooks företag fil finns i ett nätverk , börja denna process på huvuddatorn eller server efter att stänga av alla andra datorer i nätverket . Du kan inte fylla i detta från en sekundär dator i ett nätverk . Det andra är detta ett arbete som helst bör endast göras en gång om året , för årsbokslutet . Tredje , om det skulle bli nödvändigt att hitta uppgifter om transaktioner från föregående år minns du har att backup .
