Datanät gör det enkelt att lagra och dela data . En central plats tillgängliga för människor i olika kontor , eller till och med olika byggnader , sparar tid och pengar genom att förbättra kommunikation och samarbete . Däremot kan data bygga upp tills filer är begravda flera skikt djupt i systemet och blir svår att hitta. Genom att sätta upp riktlinjer för nätverket filstruktur , kan du hjälpa till att hålla uppgifterna lätta att hitta . Rita en Network File Structure Diagram
Ta dig tid att tänka igenom saker och ting . Tänk på din nätverkslagring som ett arkivskåp , och bestämma hur många " lådor " du vill ha . Rita ett flödesschema eller pyramid listar de personer och avdelningar som behöver ha toppnivå mappar i strukturen , och sedan bryta ut saker vidare under varje nivå . Håll toppnivå mappar till ett minimum för att undvika förvirring . Använd stora avdelningar , befattningsbeskrivningar eller kategorier redovisning som modell . Om du planerar att ha separata mappade nätverksenheter för mapp tillgång , överväga att använda så få som möjligt . Karta en enhet för en central gemensam lagringsplats och en enhet för en individs personliga eller konfidentiell förvaring . Försök att standardisera mappnamn och strukturer för att göra underhållet enklare , särskilt om du har ett större antal toppnivå mappar .
Tänk File System Security
Eliminera säkerhetsfrågor genom att skapa behörighetsgrupper för mapp högre tillgång istället för att ge användarna tillgång till varje översta mappen , en i taget . Genom att tilldela säkerhetsgrupper och sedan lägga till användare till dessa grupper , kan du behålla färre listor och minska administrationen ned avsevärt . Ange behörigheter som hindrar användare från att skapa eller ta bort den översta nivån mappar . Håll säkerhetsgrupper till ett minimum också , med hjälp av ditt diagram filstruktur som en riktlinje . Ställ in en delad mapp för allmän tillgång för att göra det enkelt för avdelningarna att flytta data mellan behörighetsgrupper , men tilldela varje avdelning exklusiv tillgång till en egen mapp .
Tänk individuella behov
skapa mappar under den övre nivån av filstrukturen baserad på den avdelningen eller användarens behov . Diskutera sitt ansvar med dem och skapa en mappstruktur som vettigt att alla inblandade . Om du har användare med högre behov lagringsutrymme , kanske du vill ställa in kvoter på toppnivå mappar för att hindra dem från att använda upp utrymme och påverkar andra . Utbilda användarna om rymden gränser och datalagring för att hjälpa dem att behålla ett snyggt och organiserat mappsystem .
