Att skicka en dokumentfil via e -post är en enkel process. Här är en uppdelning av stegen, tillsammans med några användbara tips:
1. Välj din e -postklient:
* webbaserad (Gmail, Outlook, Yahoo): Dessa nås via din webbläsare.
* Desktop (Outlook, Thunderbird, Apple Mail): Dessa är installerade på din dator.
* mobil (Gmail, Outlook, Apple Mail osv.): Appar på din smartphone eller surfplatta.
Processen är i allmänhet densamma på alla dessa plattformar.
2. Skapa ett nytt e -postmeddelande:
* Leta efter en knapp märkt "Compose", "Ny e -post" eller en liknande ikon (vanligtvis ett plus -skylt eller ett kuvert). Klicka på det för att starta ett nytt e -postmeddelande.
3. Fyll i mottagaren, ämnet och kroppen (valfritt):
* till: Ange e -postadressen för de personer du vill skicka dokumentet till. Du kan lägga till flera mottagare, separerade med komma eller halvkolon.
* cc (kolkopia): Ange e -postadresser här om du vill att andra ska få en kopia av e -postmeddelandet, men de är inte de främsta mottagarna. Mottagarna i fältet "till" kommer att se adresserna i fältet "CC".
* bcc (blind kolkopia): Ange e -postadresser här om du vill att andra ska få en kopia av e -postmeddelandet * utan * mottagarna i fältet "till" och "CC". Detta är användbart för integritet.
* Ämne: Beskriv kort innehållet i e -postmeddelandet (t.ex. "Projektförslag", "Mötesprotokoll", "Reviderat kontrakt").
* kropp: Det är här du skriver ditt meddelande. Du kan inkludera en hälsning, förklara varför du skickar dokumentet och tillhandahåller annan relevant information. Denna del är valfri om dokumentet talar för sig själv.
4. Bifoga dokumentfilen:
* Leta efter en "bifogad" -knapp eller ikon: Detta representeras vanligtvis av en PaperClip -ikon. Etiketten kan vara "bifoga filer", "bilaga" eller helt enkelt ett pappersklipp.
* Klicka på "bifoga" -knappen: Ett fil Explorer -fönster öppnas, så att du kan bläddra i datorns filer.
* navigera till platsen för din dokumentfil: Hitta mappen där ditt dokument lagras (t.ex. dokument, nedladdningar, skrivbord).
* Välj dokumentfil: Klicka på den fil du vill bifoga.
* Klicka på "Öppna" eller "bifoga": Detta bifogar dokumentet till din e -post. Du bör se filnamnet som anges i e -postmeddelandet, vanligtvis under ämnesraden eller ovanför e -postens kropp. Vissa e -postklienter visar en framstegsfält medan filen laddas upp.
5. Skicka e -postmeddelandet:
* När du har fyllt i de nödvändiga fälten (till, ämne) och bifogat dokumentet klickar du på knappen "Skicka". Knappen kan också märkas "Skicka e -post" eller helt enkelt en pil.
Viktiga överväganden och tips:
* Filstorleksgränser: E -postleverantörer har gränser för bifogningsstorleken. Denna gräns varierar, men den är ofta cirka 20-25 MB. Om din fil är större än den här kan du behöva:
* Compress (Zip) Filen: Högerklicka på filen och välj "Komprimera" eller "Skicka till> komprimerad (zippad) mapp" (Windows) eller "Compress" (MAC). Detta kan minska filstorleken, men den måste packas upp i andra änden.
* Använd molnlagring: Ladda upp filen till en molnlagringstjänst som Google Drive, Dropbox, OneDrive eller iCloud Drive. Dela sedan en länk till filen i din e -post. Detta är ofta den bästa lösningen för stora filer.
* filformat: Tänk på filformatet för ditt dokument.
* pdf (.pdf): Detta är ett bra format för att dela dokument som du inte vill att mottagaren enkelt ska redigera. Det bevarar formateringen och är allmänt kompatibel.
* Word -dokument (.doc, .docx): Dessa är lämpliga om du vill att mottagaren ska kunna redigera dokumentet. Formatering kan dock ändras beroende på mottagarens version av Word.
* vanlig text (.txt): För mycket enkla textdokument utan formatering.
* Säkerhet: Var försiktig när du skickar känslig information via e -post, särskilt om anslutningen inte är säker. Överväg lösenordsskyddande dokumentet och skickar sedan lösenordet separat (t.ex. via textmeddelande eller ett separat e-postmeddelande).
* Kontrollera dina skickade föremål: När du har skickat e -postmeddelandet, kolla dina "skickade objekt" eller "skickade mail" -mapp för att bekräfta att e -postmeddelandet skickades framgångsrikt.
* Mottagarens programvara: Se till att mottagaren har den nödvändiga programvaran för att öppna dokumentet du skickar. Att skicka en PDF är i allmänhet säkrast, eftersom nästan alla kan öppna en PDF.
* Flera bilagor: Du kan vanligtvis bifoga flera filer till samma e -post. Upprepa bara bilageprocessen för varje fil.
Exempel med Gmail (webbaserad):
1. Gå till Gmail i din webbläsare (gmail.com).
2. Klicka på "Komposen" -knappen.
3. Ange mottagarens e -postadress i fältet "till".
4. Ange ett ämne i fältet "Ämne" (t.ex. "uppdaterad rapport").
5. Skriv ett kort meddelande i e -postmeddelandet (valfritt).
6. Klicka på PapperClip -ikonen (märkt "Bifoga filer").
7. Hitta dokumentfilen på din dator och välj den.
8. Klicka på "Öppna." Filen kommer att bifogas till e -postmeddelandet.
9. Klicka på "Skicka."
Genom att följa dessa steg kan du enkelt skicka dokumentfiler via e -post. Kom ihåg att justera processen baserat på den specifika e -postklienten du använder.
