Filformatet som används allmänt för dokument som skickas till kommersiella skrivare och som e -postbilagor är
pdf (bärbart dokumentformat) .
Här är varför:
* Portabilitet: PDF säkerställer att dokumentet ser samma ut oavsett operativsystem, applikation eller enhet som används för att se det. Detta är avgörande för utskrift, eftersom skrivaren måste göra dokumentet exakt som utformat.
* bevarande av formatering: PDF behåller teckensnitt, bilder, grafik och layout. Detta säkerställer att dokumentets visuella integritet upprätthålls över olika system.
* komprimering: PDF kan komprimera stora filer, vilket gör dem enklare att maila och lagra, samtidigt som de behåller hög kvalitet.
* Säkerhetsfunktioner: PDF stöder lösenordsskydd, digitala signaturer och andra säkerhetsfunktioner.
* Branschstandard: Det är standardformatet för utskriftshus och professionellt dokumentutbyte.
* Tillgänglighetsfunktioner: PDF kan stödja tillgänglighetsfunktioner, till exempel taggad PDF, som kan användas för att skapa dokument som är mer tillgängliga för personer med funktionsnedsättningar.
Medan andra format som PostScript historiskt användes för utskrift, har PDF till stor del ersatt dem på grund av dess fördelar med portabilitet och användarvänlighet. Word -dokument (.doc, .docx) skickas också ofta som bilagor, men för professionell utskrift föredras PDF eftersom det eliminerar risken för att formatera avvikelser när skrivaren öppnar filen med olika versioner av ord eller olika operativsystem.
