När du har ett dokument som är för stort att skicka som en direkt e -postbilaga, här är en uppdelning av metoder du kan använda, tillsammans med deras för- och nackdelar:
1. Molnlagringstjänster (vanligast och rekommenderat)
* Hur det fungerar: Ladda upp filen till en molnlagringstjänst som Google Drive, Dropbox, OneDrive, iCloud Drive eller Box. Dela sedan en länk till den filen med mottagaren. Du kan kontrollera vem som har åtkomst och om de kan redigera eller bara visa.
* pros:
* hanterar stora filer: Dessa tjänster är utformade för stora filer (ofta upp till flera GB, beroende på din plan).
* Samarbetsfunktioner: Tillåter enkelt samarbete, versionskontroll och kommentarer (särskilt Google Drive och Dropbox).
* Säkerhet: Erbjuder säkerhetsfunktioner som lösenordsskydd, utgångsdatum på länkar och åtkomstbehörigheter.
* bekvämlighet: Lätt att använda för både avsändare och mottagare. De flesta har redan ett konto hos minst en av dessa tjänster.
* inget behov av att komprimera: Du behöver inte komprimera filen och behålla sin ursprungliga kvalitet.
* Cross-Platform Compatibility: Fungerar på alla enheter med en webbläsare och appstöd.
* nackdelar:
* kräver konto: Både du och mottagaren bör helst ha ett konto hos den valda tjänsten (även om många tjänster tillåter visning/nedladdning utan konto med begränsad funktionalitet).
* Lagringsgränser: Gratis konton har begränsat lagringsutrymme. Du kan behöva uppgradera till en betald plan för större filer eller ofta användning.
* Integritetsproblem: Var medveten om sekretesspolicyn för molnlagringsleverantören. Använd starka lösenord och aktivera tvåfaktorautentisering.
* steg:
1. Välj en tjänst: Välj en molnlagringstjänst.
2. Ladda upp filen: Ladda upp det stora dokumentet till din molnlagring.
3. Dela länken: Generera en delbar länk för filen.
4. Ställ in behörigheter (viktigt): Bestäm vem som kan komma åt filen (vem som helst med länken eller specifika personer). Bestäm om de bara kan se, kommentera eller redigera.
5. E -post länken: Klistra in länken i ditt e -postmeddelande och skicka den.
2. Filöverföringstjänster (bra för engångsöverföringar)
* Hur det fungerar: Dessa är webbaserade tjänster specifikt för att överföra stora filer. Du laddar upp filen, och tjänsten ger en länk som du mailar till mottagaren. Mottagaren laddar ner filen inom en viss tidsram.
* Exempel:
* WeTransfer:Enkel och populär. Gratis version har begränsningar för filstorlek och lagringsvaraktighet.
* Smash:Ett annat lättanvändsalternativ med fokus på visuell presentation.
* TransferXL:erbjuder krypterade överföringar.
* Skicka var som helst:Kan skicka filer direkt till enheter med en nyckel.
* pros:
* lätt att använda: Mycket enkel, vanligtvis bara dra-och-dra filen.
* inget konto krävs (ofta): Många tjänster tillåter dig att skicka filer utan att skapa ett konto.
* Stor filstöd: Hanterar stora filer bra.
* nackdelar:
* Begränsad lagringstid: Filer är vanligtvis endast tillgängliga under en begränsad tid (t.ex. en vecka) innan de raderas.
* reklam: Gratis tjänster kan visa annonser.
* Säkerhet: Medan vissa erbjuder kryptering, var försiktig med säkerheten för mindre kända tjänster.
* mindre kontroll: Du har i allmänhet mindre kontroll över åtkomstbehörigheter jämfört med molnlagringstjänster.
* steg:
1. Välj en tjänst: Välj en filöverföringstjänst.
2. Ladda upp filen: Ladda upp filen till tjänsten.
3. Få länken: Tjänsten kommer att generera en nedladdningslänk.
4. E -post länken: Klistra in länken i din e -post och skicka den.
3. Komprimering (zip -filer)
* Hur det fungerar: Komprimera filen till ett zip -arkiv. Detta minskar filstorleken, ibland tillräckligt för att passa in inom e -postbilagor.
* pros:
* Enkel och inbyggd: De flesta operativsystem har inbyggda zip-kompressionsverktyg (Windows, MacOS).
* bevarar filinnehåll: Zip -arkivet innehåller alla originalfiler och mappar.
* nackdelar:
* minskning av begränsad storlek: Mängden komprimering beror på filtypen. Vissa filtyper (som PDF -filer, JPEG och videor) är redan komprimerade, så du kommer inte att se någon betydande minskning.
* kan fortfarande vara för stor: Även efter komprimering kan filen fortfarande överskrida gränserna för e -postbilagor.
* Mottagaren måste packas upp: Mottagaren måste ha programvara för att packa upp filen.
* tar inte upp underliggande problem: Skala inte bra om du behöver dela stora filer ofta.
* steg:
1. komprimera filen: Högerklicka på filen (eller mappen som innehåller filerna) och välj "Komprimera till zip-fil" (Windows) eller "Compress" (macOS).
2. Bifoga till e -post: Bifoga zip -filen till din e -post.
4. Dela filen (mindre rekommenderad)
* Hur det fungerar: Dela den stora filen i mindre delar. Skicka varje del som en separat e -postbilaga. Mottagaren måste återmontera delarna.
* pros:
* undviker moln/tredjepartstjänster: Om du är orolig för att använda molnlagring eller andra tjänster.
* nackdelar:
* obekvämt: Tidskrävande för både avsändare och mottagare.
* felbenägen: Lätt att göra misstag när du delar och återmonterar.
* Kräver specialprogramvara: Mottagaren behöver ofta specialprogramvara för att gå med i delade filer.
* Mindre säkert: Svårare att skydda de enskilda delarna.
* Undvik denna metod om möjligt ; Molnlagring eller filöverföringstjänster är mycket bättre alternativ. Om du * måste * använda den här metoden kan du överväga att använda ett fil som delas ut verktyg som lägger till kontrollsummor till varje del för att säkerställa att de monteras korrekt.
5. Använda e-postklientens inbyggda stora filmeddelande (begränsad)
* Hur det fungerar: Vissa e-postklienter (som Outlook, ibland Gmail med Google Drive-integration) har inbyggda funktioner som automatiskt laddar upp stora bilagor till sina respektive molntjänster och sätter in en länk i e-postmeddelandet.
* pros:
* bekvämt (om stöds): Processen hanteras mestadels automatiskt av e -postklienten.
* Sömlös integration: Fungerar direkt inom din e -postklient.
* nackdelar:
* Limited Support: Inte alla e -postklienter har den här funktionen.
* Beroende på e -postleverantör: Förlorar e -postleverantörens molnlagring (t.ex. Google Drive för Gmail).
* mindre kontroll: Du kan ha mindre kontroll över åtkomstbehörigheter.
Att välja den bästa metoden
* för ofta delning av stora filer och samarbete: Cloud Storage Services (Google Drive, Dropbox, OneDrive) är det bästa alternativet.
* för en engångsöverföring av en stor fil: filöverföringstjänster (WeTransfer, Smash) är idealiska.
* Om filen bara är något för stor: komprimering (zip) kan vara tillräcklig.
* Undvik att dela filer såvida det inte är absolut nödvändigt.
* Tänk på mottagarens tekniska färdigheter och internetåtkomst. Om de inte är bekväma att använda molntjänster kan en filöverföringstjänst vara det bästa alternativet.
Viktiga överväganden för alla metoder
* Säkerhet: Var alltid medveten om säkerhet. Använd starka lösenord, aktivera tvåfaktorautentisering på dina molnlagringskonton och var försiktig med att dela känslig information. Om du använder en filöverföringstjänst, kontrollera deras säkerhetspolicy. Om du är tillgänglig, använd lösenordsskydd på den delade länken.
* integritet: Var medveten om sekretesspolicyn för de tjänster du använder.
* Kommunikation: Förklara tydligt för mottagaren hur man får åtkomst till filen. Inkludera instruktioner om hur du laddar ner, packar upp eller visar filen.
* Filstorleksgränser: Var medveten om filstorleksgränserna för alla tjänster du använder.
* Alternativ kommunikation: Överväg att låta mottagaren veta via en annan metod, som ett textmeddelande eller telefonsamtal, att du har skickat dem en länk till en stor fil för att undvika att den går vilse i deras skräppostfilter.
Genom att förstå dessa metoder kan du välja det bästa tillvägagångssättet för att skicka dina stora dokument snabbt, säkert och bekvämt.
