En digital kopia av ett dokument är en representation av ett dokument lagrat och tillgängligt i elektronisk form. Detta innebär att det inte är ett fysiskt pappersdokument, utan snarare en fil på en dator, server eller annan digital lagringsenhet. Det kan vara i olika format, till exempel:
* pdf (bärbart dokumentformat): Ett vanligt format som bevarar layouten och formateringen av originaldokumentet.
* Word (.doc, .docx): Redigerbart dokumentformat skapat av Microsoft Word.
* text (.txt): Ett vanligt textformat utan formatering.
* Images (.jpg, .png, .tiff): Bilder av dokumentet, lämpliga för arkivering men inte för att redigera text.
Den digitala kopian kan vara identisk med originalet när det gäller innehåll, eller det kan vara en något förändrad version (t.ex. en skannad bild kan ha något lägre upplösning än originalet). Hur som helst, det fungerar som en digital kopia, vilket möjliggör enklare lagring, delning, sökning och manipulation jämfört med ett fysiskt dokument.
