Hur du sätter in ett Word -dokument i ett e -postmeddelande beror på vad du vill uppnå och den e -postklient du använder (t.ex. Gmail, Outlook, Yahoo). Här är de vanliga metoderna, rankade från generellt föredragna framför mindre föredragna, tillsammans med förklaringar:
1. Bilaga (vanligast och rekommenderad)
* Hur det fungerar: Du bifogar orddokumentet direkt till e -postmeddelandet. Mottagaren laddar ner filen och öppnar den i sin ordbehandlare (t.ex. Microsoft Word, Google Docs, LibreOffice).
* pros:
* Bevarar den ursprungliga formateringen av dokumentet perfekt.
* Mottagaren kan spara och redigera dokumentet.
* Fungerar pålitligt över olika e -postklienter och operativsystem.
* nackdelar:
* Kräver att mottagaren har ett kompatibelt ordbehandlingsprogram.
* Lägger till e -postens storlek (viktigt för bandbreddbegränsningar).
* Kräver att mottagaren laddar ner filen, vilket vissa kan tveka att göra av säkerhetsskäl (särskilt från okända avsändare).
* Hur man gör det (allmänna steg - Detaljer varierar något beroende på e -postklient):
1. Komponera ett nytt e -postmeddelande: Öppna din e -postklient och starta ett nytt e -postmeddelande.
2. Leta efter ikonen "Attach" eller "Infoga": Detta är vanligtvis en pappersklippsikon eller en knapp märkt "bifoga", "bifoga filer" eller något liknande. Det är vanligtvis beläget nära "till", "ämnet" och meddelandekroppsfält.
3. Bläddra och välj orddokumentet: Klicka på ikonen "Bifoga" så att ett fil Explorer -fönster öppnas. Navigera till platsen där du sparat ditt Word -dokument (.doc, .docx) och välj det.
4. Filen kommer att bifogas: Orddokumentet kommer att läggas till i e -postmeddelandet, som vanligtvis anges med dess namn som visas under ämnesraden eller i ett angivet bifogningsområde.
5. Komponera ditt e -postmeddelande: Skriv ditt e -postmeddelande som vanligt.
6. Skicka e -postmeddelandet: Klicka på knappen "Skicka".
Exempel på bilaga i vanliga e -postklienter:
* gmail: Klicka på "Bifoga filer" -papps -ikonen längst ner i Compose -fönstret.
* Outlook (Desktop): Klicka på "Bifoga fil" -knappen på fliken "Meddelande".
* Outlook (webb): Klicka på "bifoga" pappersklippsikonen under fönstret Compose.
* yahoo mail: Klicka på "Bifoga filer" -papps -ikonen längst ner i Compose -fönstret.
2. Kopiera och klistra in (enklaste för korta dokument, förlust av formatering)
* Hur det fungerar: Du öppnar orddokumentet, väljer all text, kopierar det till urklippet (Ctrl+C eller CMD+C) och klistrar sedan in det i kroppen på din e -post (Ctrl+V eller CMD+V).
* pros:
* Mycket enkelt och snabbt.
* Mottagaren behöver inte ladda ner någonting.
* Lämplig för korta dokument där formatering inte är kritisk.
* nackdelar:
* Betydande förlust av formatering: Tabeller, bilder, specifika teckensnitt, komplexa layouter och till och med enkla saker som djärva och kursiv kanske inte bevaras. Det kommer att vara vanlig text eller kommer att anta standardformatering av e -postklienten.
* Kan vara svårt att hantera för långa dokument.
* Utseendet kan variera beroende på mottagarens e -postklient och teckensnitt.
* hur man gör det:
1. Öppna orddokumentet: Öppna dokumentet i Microsoft Word eller en annan kompatibel ordprocessor.
2. Välj all text: Tryck på Ctrl+A (Windows) eller CMD+A (MAC) för att välja all text i dokumentet.
3. Kopiera texten: Tryck på Ctrl+C (Windows) eller CMD+C (MAC) för att kopiera den valda texten till urklippet.
4. Komponera ett nytt e -postmeddelande: Öppna din e -postklient och starta ett nytt e -postmeddelande.
5. Klistra in texten: Klicka på e -postmeddelandet i e -postmeddelandet och tryck på Ctrl+V (Windows) eller CMD+V (MAC) för att klistra in texten.
6. Granska och redigera: Granska noggrant den klistrade texten för eventuella formateringsproblem eller fel. Du kan behöva justera viss formatering manuellt.
7. Komponera ditt e -postmeddelande: Lägg till ytterligare text eller information i din e -post.
8. Skicka e -postmeddelandet: Klicka på knappen "Skicka".
3. Infoga som bild (för specifika visuella element, dålig tillgänglighet)
* Hur det fungerar: Du konverterar orddokumentet eller en del av det till en bild (t.ex. en skärmdump eller genom att exportera dokumentet som en PDF och sedan använda en PDF-till-bildomvandlare) och sedan infoga bilden i e-postkroppen.
* pros:
* Bra för att bevara det exakta visuella utseendet på en specifik del av dokumentet.
* Mottagaren behöver inte ord för att se informationen.
* nackdelar:
* inte redigerbart: Mottagaren kan inte redigera texten.
* Dålig tillgänglighet: Skärmläsare för synskadade användare kan inte enkelt extrahera text från bilder.
* Bildkvalitet kan vara dålig: Särskilt om originaldokumentet har mycket detaljer eller liten text.
* ökar e -poststorleken: Bilder kan vara större än text.
* inte sökbar: Text i bilden är inte sökbar.
* hur man gör det (allmän):
1. Konvertera till bild: Ta en skärmdump av det relevanta avsnittet i Word-dokumentet eller konvertera Word-dokumentet till en PDF och konvertera sedan PDF till en bild (t.ex. med hjälp av PDF-till-bildkonverterare online).
2. Spara bilden: Spara bildfilen (t.ex. .jpg, .png) på din dator.
3. Komponera ett nytt e -postmeddelande: Öppna din e -postklient och starta ett nytt e -postmeddelande.
4. sätt in bilden: Leta efter en "Infoga bild" -ikon eller alternativ i din e -postklients verktygsfält (ofta nära formateringsalternativen). Klicka på den och bläddra sedan för att välja den bildfil du sparat.
5. Bilden kommer att sättas in: Bilden läggs till i e -postmeddelandet.
6. Komponera ditt e -postmeddelande: Lägg till ytterligare text eller information i din e -post.
7. Skicka e -postmeddelandet: Klicka på knappen "Skicka".
4. Konvertera till PDF och bifoga (bra kompromiss för skrivskyddade dokument)
* Hur det fungerar: Du konverterar Word -dokumentet till en PDF -fil (bärbar dokumentformat) och bifogar sedan PDF till e -postmeddelandet.
* pros:
* Bevarar formatering exakt.
* PDF-filer är allmänt läsbara på olika enheter och operativsystem (de flesta har en PDF-tittare inbyggd).
* Generellt mindre filstorlek än det ursprungliga Word -dokumentet.
* nackdelar:
* Mottagarna kan inte enkelt redigera dokumentet (såvida de inte har en PDF -redaktör).
* Kräver att mottagaren har en PDF -tittare (även om de flesta gör det).
* hur man gör det:
1. Öppna orddokumentet: Öppna dokumentet i Microsoft Word.
2. Spara som PDF: Gå till "File"> "Spara som" (eller "File"> "Exportera"> "Skapa PDF/XPS -dokument"). Välj "PDF" som filtyp.
3. Spara pdf -filen: Välj en plats för att spara PDF -filen och klicka på "Spara" (eller "publicera").
4. Komponera ett nytt e -postmeddelande: Öppna din e -postklient och starta ett nytt e -postmeddelande.
5. Bifoga PDF -filen: Klicka på ikonen "Bifoga" (PaperClip) och bläddra för att välja PDF -filen du just har sparat.
6. Komponera ditt e -postmeddelande: Skriv ditt e -postmeddelande som vanligt.
7. Skicka e -postmeddelandet: Klicka på knappen "Skicka".
Vilken metod ska du använda?
* Om mottagaren behöver redigera dokumentet och formateringen är viktigt: Använd bilaga (Metod 1).
* Om du bara behöver dela innehållet snabbt och formatering inte är viktigt: Använd Kopiera och klistra in (Metod 2). Men var beredd på potentiella formateringsfrågor.
* Om du behöver visa ett mycket specifikt visuellt element och tillgänglighet är inte ett problem: Använd infoga som bild (Metod 3).
* Om du behöver dela ett skrivskyddat dokument med bevarad formatering och vill säkerställa läsbarhet på olika plattformar: Använd konvertera till PDF och bifoga (Metod 4).
Viktiga överväganden:
* Filstorlek: Stora bilagor kan orsaka leveransproblem eller fylla på mottagarens inkorg. Om orddokumentet är mycket stort, överväg att komprimera det i en zip -fil innan du bifogar den.
* Säkerhet: Var försiktig med att öppna bilagor från okända avsändare, eftersom de kan innehålla virus eller skadlig programvara.
* Mottagarens programvara: Tänk på om mottagaren har Microsoft Word eller en annan kompatibel ordprocessor. Om inte, är det ett bra alternativ att spara som PDF.
* Tillgänglighet: Om din e -post måste vara tillgänglig för personer med funktionsnedsättningar, undvik att använda bilder av text och se till att de bifogade dokumenten är korrekt formaterade för skärmläsare.
Sammanfattningsvis är att bifoga orddokumentet i allmänhet det bästa alternativet Om du inte har ett specifikt skäl att använda en av de andra metoderna. PDF-bilagor är också ett bra val för skrivskyddade dokument. Tänk alltid på mottagarens behov och tekniska funktioner när du väljer hur man delar ett Word -dokument via e -post.
