Du är på rätt väg! Att använda kompressionsprogramvara är en bra lösning. Här är en uppdelning av de bästa alternativen:
De bästa alternativen, särskilt för e -postbilagor:
* zip (.zip): Detta är det vanligaste och universellt kompatibla kompressionsformatet. Nästan varje operativsystem (Windows, MacOS, Linux) har inbyggt stöd för att skapa och extrahera zip-filer. Detta gör det till det mest användarvänliga valet för din mottagare.
Varför Zip i allmänhet föredras för e -post:
* ubiquity: Praktiskt taget alla kan öppna en zip -fil utan att behöva ladda ner specialprogramvara.
* enkelhet: Lätt att skapa och extrahera.
* anständig komprimering: Ger en bra balans mellan kompressionsförhållandet och bearbetningstiden.
Hur man använder det:
1. hitta dina filer: Hitta dokumenten (er) du vill skicka.
2. Högerklicka: Högerklicka på filen (eller välj flera filer och högerklicka sedan på).
3. Välj "Kompress" (eller liknande):
* Windows: Leta efter mappen "Skicka till" -> "komprimerad (zippad).
* macOS: Leta efter "Compress *artikelnamn *".
4. Byt namn (valfritt): Den zippade filen har vanligtvis samma namn som originalet, men med en ".zip" -förlängning. Du kan byta namn på det om du vill.
5. Bifoga till e -post: Bifoga den nyligen skapade zip -filen till din e -post.
Andra komprimeringsalternativ (mindre vanligt för e -post, men ibland användbara):
* 7z (.7z): Erbjudanden generellt bättre komprimering än zip, men kräver att mottagaren har 7-zip eller kompatibel programvara installerad. Inte lika mycket stöd. Använd endast om du * vet * mottagaren kan öppna den, eller om zip inte komprimerar tillräckligt.
* rar (.rar): Ett annat bra kompressionsformat, som ofta uppnår bättre komprimering än zip. Men som 7Z kräver det vanligtvis att mottagaren har WinRAR eller kompatibel programvara. Mindre vanligt än zip.
Viktiga överväganden:
* Målgrupp: Tänk alltid på din mottagare. Har de tekniska färdigheter att installera och använda programvara för att extrahera filerna? Om inte, håll dig fast vid zip.
* Känsliga data: Om ditt dokument innehåller känslig information, överväg lösenordsskyddande av den komprimerade filen. De flesta komprimeringsverktyg erbjuder detta alternativ. Se dock till att kommunicera lösenordet till mottagaren med en * separat * -metod (t.ex. telefonsamtal eller textmeddelande). Skicka aldrig lösenordet i samma e -postmeddelande som den komprimerade filen.
* Molnlagring och delningslänkar: Som en sista utväg, om komprimering inte är tillräckligt, överväg att ladda upp filen till en molnlagringstjänst (Google Drive, Dropbox, OneDrive) och skicka mottagaren en delbar länk. Detta undviker begränsningen av bifogningsstorleken helt.
* Kontrollera e -poststorleksgränsen Dubbelkontrollera vad storleksgränsen är för e -postleverantören som används för att skicka ett e -postmeddelande.
Genom att följa dessa förslag kan du framgångsrikt överföra ditt dokument till måldestinationen.
