När du skickar ett MS Word-dokument via e-post , det finns ingen garanti för att den person som du skickar det kommer att kunna se din speciella formatering som du tänkt . Om du klistrar in det i kroppen av en vanlig text budskap , kan mottagarens e-postprogram inte känner igen vissa tecken eller det kan tillämpa sin egen formatering . Resultatet kan bli förvrängda och feljusterade text . Det finns flera metoder som du kan använda för att bevara din formateringen Word-dokument när du skickar den via e-post . Instruktioner
1
Sänd dokumentet som en bilaga . Om du inte klistra in innehållet i dokumentet i själva e-postmeddelandet , då e-postprogram inte kan ändra formateringen . Dokumentet kommer att visas som du vill att mottagaren om han har samma version av Microsoft Word du gör samt eventuella specialtecken som du kan ha använt som är ovidkommande för programmet .
2
Konvertera Word-dokument till en webbsida . Klicka på " File " och välj " Spara som " när dokumentet är öppet . Skriv ett namn i " File name" och välj " webbsida" från " Spara som typ " fältet . Öppna ditt e-postprogram , klicka på knappen gem bifoga filen och välj den från dialogrutan .
3
Gör ditt Word- dokument en portable document format ( PDF ) -fil om du har ett program som kan konvertera Word-dokument till detta format. PDF- filformatet inte påverkas av skillnader i maskinvara, programvara eller operativsystem och kommer att presentera din formaterade dokument som en bild . Vissa program du kan använda för att konvertera din fil inkluderar Adobe Acrobat , OpenOffice och Universal Converter ( se Resurser ) .
4
Spara filen som en RTF- format ( RTF ) fil . Detta format kodar formateringen så att det kan överföras , intakt , mellan olika applikationer , operativsystem och utenheter . Öppna Word-dokumentet , klicka på " Spara som " och skriv ett namn på filen i " File name" fältet . Välj " rich text format " från " Spara som typ " fältet och klicka på " Spara ".
5
Ändra ditt e-postprogram från vanlig text till RTF-format . E-postprogram som Yahoo , Gmail och Hotmail erbjuder denna tjänst . Kopiera innehållet i ett Word-dokument och klistra in dem i kroppen av ditt e-postmeddelande . Din e-post -program kommer att behålla formateringen för det mesta , om det inte stöter på tecken att den inte känner igen .
