underhåll av stora dokument kan vara besvärligt , men det finns inbyggda i Microsoft Word -program som gör jobbet hanterbar . Använd Word " Hitta ", "Kommentarer" och " Spåra ändringar " funktioner för att redigera dokumentet , och sedan skydda den när den är i sin slutliga form . Hitta relevant information snabbt , kommentera med frågor eller funderingar och sedan skicka hela dokumentet till en kollega för förändringar , vilka kommer att spåras med sina initialer . Genom att skydda dokumentet , kan du kontrollera vilka typer av förändringar , om någon, som är tillåtna . Med hjälp av dessa verktyg , kommer din stora dokument verkar mindre och mer hanterbara . Instruktioner
Hitta
1
Hitta text i dokumentet genom att hålla "Ctrl " -knappen samtidigt som du trycker på " F " -knappen . Alternativt kan du klicka på " Sök " i " Home " menyn .
2
Skriv texten du söker och tryck på " Enter ". Sökningen är inte skiftlägeskänslig som standard , så , till exempel , kan du skriva " text " eller " Text " för samma resultat .
3
Klicka på " Mer " för att avgränsa söka efter fallet , prefix eller jokertecken . Fortsätta söka tills du hittar önskad text .
Kommentarer
4
lägga till kommentarer i dokumentet genom att markera texten din kommentar kommer relatera till , navigera till " Granska " och välja " Ny kommentar ". Skriv din kommentar i fältet som visas . Kommentarer sticker ut , så att de lätt kan redigeras eller tas bort .
5
Navigera till " Granska " och sedan " Visa markering " och avmarkera "Kommentarer" för att tillfälligt dölja kommentarer . Detta är användbart för att skriva en omärkt kopia .
6
Högerklicka på den markerade kolumnen och välj " Ta bort kommentar " för att ta bort hela kommentaren . Navigera till " Granskningsruta " inom tracking menyn och välj vertikal eller horisontell placering för att se en lista över alla ändringar i dokumentet .
Spåra ändringar
7
Navigera till den " Review " -menyn och välj " spåra ändringar Options " välj vilka typer av ändringar du vill spåra och formateringsalternativ du vill använda . Till exempel , kan du använda en blå textfärg för formatering förändringar och en röd överstrykning typsnitt för strykningar .
8
Klicka på " Spåra ändringar " för att slå på spårning . Dina initialer kommer att registreras bredvid dina ändringar . Inaktivera spårning av ändringar genom att välja " Spåra ändringar " igen
9
. Alla ändringar som görs medan spårning av ändringar är avstängd kommer inte att registreras .
10
Acceptera eller ignorera ändringar gjorda av andra genom att markera lämpliga "Acceptera" eller " Avvisa " knapparna . Göm ändringar temporärt genom att välja " Alla granskare " från " Visa markering " -menyn i " Tracking . " Addera Skydda dokument
11
Välj " Skydda dokument " i granskning menyn och välj önskade begränsningar . Skydda integriteten av dokumentet kan öka sin trovärdighet och användbarhet .
12
Välj "Formatera Begränsningar " att inte tillåta ändringar i vissa typer av formatering , t.ex. bildtexter eller kropp strecksatsen stilar . Eller lämna all formatering restriktioner valt att inte tillåta alla formateringsändringarna .
13
Välj "Kommentarer" eller " spårade ändringar " för att tvinga alla användare att dokumentera förändringar som du kan senare granskning . Eller välj " Inga ändringar " om du vill att dokumentet ska vara skrivskyddad .
14
undantag som reglerna tillämpas . Till exempel , kan du utesluta dig själv från skyddsbestämmelser , som endast tillåter dig att göra ändringar .
15
Klicka på "Ja , starta tvingande skydd " och ange ett lösenord för dokumentet , om så önskas . Annars klickar du på " OK " och ditt dokument kommer att skyddas . Klicka på " Stop Protection " för att tillåta ändringar igen .
