När du ordnar ett elektroniskt arkiveringssystem det är som organiserar alla register . Tänk på hur du skulle leta efter filen och den ett lämpligt namn . Om du har massor av filer att hitta det du letar efter kan vara frustrerande . Kontrollera att du har filerna i rätt mapp och bygga undermappar för att hantera alla dina uppgifter . Instruktioner
1
Börja med de filer du har i " Mina dokument ". Om du har filer för ditt hem budget , gör en mapp för " Home Budget . " Dessa filer innehåller kontoutdrag , kreditkort uttalanden , själva filerna budget och en check register . Du bör flytta alla filer som har att göra med ditt hem budget till den nya mappen .
2
undermappar under " Home budget " -mappen . Du vill kunna hitta dina kontoutdrag lätt , så gör en mapp med titeln " Kontoutdrag " under mappen " Home budget . " Skapa mappar för varje av dina uttalanden kreditkort och flytta alla dessa filer i varje mapp . Eftersom dessa filer kommer att vara liknande i titeln , se till att du fäster ett datum för varje datafil . Till exempel bör du namnge dina kontoutdrag " Kontoutdrag för 1-31-08 " och " Kontoutdrag för 2-28-08 . " Detta gör att du kan hitta filen du söker lätt .
3
Bestäm vad andra mappar för att skapa . Om datorn är för personligt bruk , liksom företag du kanske vill börja med en mapp märkt " Personligt " och en mapp märkt " Business ". Flytta " Home budget " mappen under " Personligt " och undermappar kommer att flytta med dem .
4
Skapa undermappar för din " Business " -mappen . Om du arbetar hemma , kan du märka varje med namnet på ett företag du arbetar för . Skapa sedan undermappar för varje bolag . Till exempel, om du har dokumentation fylla i och skicka tillbaka till företaget kan du lägga alla dokument i en mapp . Om du till exempel på det arbete du gör gör en sub - mapp som heter " Exempel ". Om du skriver artiklar , hålla alla dina artiklar i en sub - mapp så att du lätt kan hitta dem om du behöver dem igen . Oavsett om du har några eller många filer , vill du skapa en sub - mapp så att du kan lägga till dem som ditt arbete blir mer intensiv .
5
Fortsätt att lägga till de mappar som du fungerar på din dator . Det enda sättet att organisera ett elektroniskt register är att fortsätta använda det varje dag . När du får nya filer eller skapa nya filer , se till att sätta dem i rätt mapp . Skapa nya mappar eller undermappar efter behov och fil allting omedelbart så att du inte får bakom . Med hjälp av detta system kommer du att kunna hitta dina filer utan några problem alls .
