Att hålla reda på data görs enklast när du använder ett kalkylprogram , som består av rader och kolumner . Numbers utse rader , och bokstäver utse kolumner . Varje cell , som är där en kolumn och rad skär , är där du matar in data , vilket kan vara ord , siffror eller formler . Detta gör det lätt att bryta upp dina data så att du kan ordna det för att hitta vad du behöver . Ordbehandling
Börja med ditt ordbehandlingsprogram , som använder samma verktygsfält som kalkylprogram . Det är bra att bekanta dig med verktygsfält i ett program som du redan vet .
Kalkylblad
Öppna ett kalkylblad i Excel eller annat kalkylprogram . För att lära dig grunderna i ett kalkylblad , kan du börja med att skapa en enkel adressbok .
Ange information
Placera markören i cell A1 och skriv informationen för den cellen. När du har skrivit klart , tryck enter och det kommer att ta dig till nästa cell . Fortsätt tills du har all information du vill ha skrivit i kalkylbladet . I detta exempel , i cell A1 skulle du ha förnamn , sedan i B1 Efternamn i C1 adressen och i D1 telefonnumret . När du har fyllt i alla dessa för den första personen , gå vidare till nästa rad fortsätter tills du har alla uppgifter som införts . Du behöver inte oroa dig för att skriva in data i valfri ordning , du kan ändra det efteråt lätt nog Addera Ändra Kolumn Storlekar
vill öka eller minska storleken . av kolonnen , gå till toppen av kolonnen och placera markören mellan de två kolonnerna . När du får ett kors , dubbelklick och kolumnen kommer att justera bredden på den största posten i kolumnen . Fortsätt att göra detta för varje kolumn och de kommer att expandera eller minska beroende på informationen . Addera Lägga till kolumner
Bestäm om informationen i kalkylbladet i den ordning som bäst fungerar för dig . Du kan bestämma att du vill separera stad, stat och postnummer från den faktiska adressen . Därför måste du lägga till tre extra kolumner . Placera markören i kolumn D. Gå till " Infoga " och " kolumner" och en kolumn visas i kalkylbladet . Gör detta två gånger och du har tre extra kolumner . Addera kopierar och redigerar
Nu vill du kopiera informationen som finns i kolumn C i kolumnerna D , E och F. markera kolumnen genom att placera markören på bokstaven C. Högerklicka och i rullgardinsmenyn väljer du " Kopiera". Gå till den stora bokstaven D i toppen och det kommer att markera kolumnen . Högerklicka och i rullgardinsmenyn väljer du " Klistra in". Uppgifterna kommer sedan att visas i denna kolumn . Gör samma sak för kolumnerna E och F. När du har slutfört dessa uppgifter , måste du redigera informationen i varje cell , med hjälp av F2 eller genom att skriva den information du vill ha i varje cell .
sortering
När informationen är fullständig , sortera data genom vilket sätt du kanske vill det . Du kan sortera efter efternamn , stad , län eller postnummer eller ens efter förnamn eller telefonnummer om det är vad du föredrar . För att sortera en kolumn , välj " Data " och " Sort " och välj kolumnen som du vill sortera efter och i stigande eller fallande ordning .
Slutsats
Spara uppgifterna och du nu har en fungerande kalkylblad som du kan lägga till eller ta bort från lätt . Du kan nu använda denna information för att ställa in andra kalkylblad .
