Dokument kontroll är av yttersta vikt i en teknisk miljö . Detta gäller särskilt för avdelningar som behöver lagra dokument som rör de metoder involverade i sina rutiner . Från avdelningen som måste ha ett förfarande i stället för nyanställda , till tillverkningsindustrin slut - processen , är det nödvändigt att ha ett sätt att kontrollera skapandet , revision , kvalitet och uppdatering av dessa dokument . Olika former av dokument Kontroll
Process
Beroende på vilken typ av teknik som utförs , kommer mängden och stil av kontroll varierar avsevärt . Till exempel , för programvaruutveckling kan det finnas färre mekaniska ritningar men kanske diagram process . Hursomhelst , det måste finnas en struktur för processen .
Vissa grundläggande förutsättningar måste följas . Först är handlingar som härrör från en utfärdande institutionen . De används främst av den tjänsten , och andra avdelningar kan ha lite input i processen . Men den övergripande kontrollen bör fattas av den utfärdande institutionen .
Därefter bör en uppsättning dokument skapas av ett team av skribenter . Dokumenten skall ses över , och därmed ett team av granskare bör inrättas som har befogenhet att granska och få föremålet kunskapen att göra korrigeringar och slutligen godkänna varje steg . <
Standard Operating Procedures br >
procedurer
standardrutiner ( standardrutiner ) förekommer i alla organisationer att formalisera förfarandena för alla aspekter av arbetet som görs . Det är viktigt att fånga upp de operativa förfaranden för alla delar av organisationen . Från förfaranden för anställa ny personal till förfaranden för särskilda insatser i ett tillverkande företag , är varje procedur viktigt .
Naturligtvis bör en avdelning snabbt kunna identifiera en viss SOP för ett särskilt förfarande . Det ska vara lätt att hitta och det måste förvaras säkert och inte kan redigeras utom i ett formaliserat dokument styrprocess . Alla uppdateringar ska tydligt redovisas på lämplig plats och det ska vara tydligt vem som har gjort ändringen, anledningen till det samt datum och tid var det gjort .
The Mechanics of styrdokument
Mekanik
ett dokument skapas från en uppsättning anteckningar medan intervjua ett litet eller medelstort företag ( ämne sxpert ) och sätta i en läsbar form av en teknisk skribent . Dokumentet kommer sedan att skickas för granskning , där det kommer att mätas mot en uppsättning standardiserade riktlinjer för att skapa denna typ av dokument . Under skapandet av ett dokument som detta , kommer den att passera genom många olika människor som kommer all input deras unika perspektiv i processen . Slutligen , kommer dokumentet att nå godkännande och lagras i ett dokumentarkiv där alla som behöver tillgång till den kommer att kunna visa det .
Helst , kan en uppdatering behövas till dokumentet . Om detta är fallet , kommer effektiv dokumenthantering kontroll fånga eventuella ändringar , skälen för detta ( till exempel , en firmware uppdatering ) och den person som gjorde changes.Finally bör alla handlingar vara föremål för kvalitetskontroll , detta kommer att bli en ytterligare steg för att hålla ribban så att standarden på handlingar aldrig understiger en viss föreskriven nivå .
