Microsoft Access lagrar , ändrar och visar information i ett anpassat gränssnitt . Strukturen börjar med tabeller , som lagrar information och liknar kalkylblad . Men Access kan du skapa flera relaterade tabeller som länkar till varandra , minska redundans och ökad dataintegritet . Alla andra objekt, inklusive frågor, formulär och rapporter , är verktyg som låter dig bestämma hur du vill visa och ändra den informationen . En databas effektivitet är beroende på styrkan av borden , så spenderar tillräckligt med tid att organisera tabeller innan vi går vidare till andra objekt kommer att spara tid i det långa loppet . Instruktioner
1
Öppna Microsoft Access och välj en mall från " Tillgängliga mallar " eller skapa en ny databas genom att välja " Tom databas " eller "Blank Web Database " alternativet på huvudskärmen . Mallar är tillgängliga från Microsoft Office Online och kan komma igång genom att generera de grundläggande elementen i en databas . Spara databasen i ett filformat som är kompatibelt med alla datorer och användare .
2
Skapa nya tabeller genom att klicka på " Skapa "-fliken i menyfliksområdet överst på sidan och välja " Table . " Lägg dina fält genom att klicka på rullgardinsmenyn bredvid " Lägg till fält " på fältet rubriken . Namnge fältet och välj datatyp med detta verktyg .
3
Importera data som du har från Microsoft Excel genom att välja "External Data " -fliken i menyfliksområdet och klicka på " Excel " under "Importera " menyalternativ . Du kan importera data till en av de tabeller som du har skapat eller som en ny tabell . Om du importerar en Excel- kalkylblad som en ny tabell , kommer fältet rubriker matcha fältet rubrikerna i kalkylbladet .
4
Anpassa vyn över dina data genom att skapa frågor för att visa information utifrån kriterier . Under " Skapa " fliken , klicka på " Query " och gå igenom stegen för att definiera en fråga baserad på en eller flera tabeller . Använd frågor för att visa begränsade data från en tabell eller kombinera information från flera tabeller för att visa relaterad information .
5
Skapa formulär för att lägga till , ta bort och ändra poster genom att välja " Form Wizard " på " Skapa " fliken . I många databaser , former ger det bästa gränssnittet för inmatning av data eftersom de tillåter skräddarsydda filtrering , sortering och organisering av information . De tillåter dig också att visa information från flera källor på en skärm , så att du kan korshänvisa informationen utan att byta föremål .
6
Generera rapporter för att visa data på ett enkelt och anpassat sätt . Använd " Rapportera Wizard " på " Skapa "-fliken för att generera fakturor , kvitton , försäljningsrapporter och andra gemensamma dokument . Växla till rapporten " Design " för att lägga till diagram sammanfatta data , ändra texten och anpassa rapportens layout .
