De grundläggande komponenterna i Microsoft Access är tabeller, frågor, formulär och rapporter . Tabellerna innehåller rådata. Tabeller är den ena komponenten från vilken databasen får merparten av sin information. Frågor, formulär och rapporter arbeta tillsammans för att hjälpa användaren att förstå och manipulera data som finns i tabellerna . Queries
Access frågor dra information från tabeller och tillåter användaren att manipulera data . Flera vanliga typer av frågor är en del av Access : Välj , Skapa tabell , lägga till, radera och uppdatera . A Välj fråga används för att välja information från tabellerna enligt användarens kriterier . Skapa tabell -frågor används för att göra en ny tabell från utvalda uppgifter . Till exempel, om en tillverkare måste återkalla en produkt , kan han göra en ny tabell med endast dessa nummer. Detta är särskilt användbart om en annan leverantör behöver denna information. En tilläggsfråga används för att lägga till information från en tabell till en annan . Ta bort frågor bort viss information ur en tabell och frågor Uppdatera , ändra informationen från en tabell till en annan eller i en tabell .
Blanketter
former har flera användningsområden . Ett formulär kan skapas för att navigera en databas . Till exempel kan ett formulär tillåter slutanvändaren att öppna en rapport på en knapptryckning . Blanketter används också för att ange information i databastabeller . Istället för att skriva in information i ett föremål som liknar ett kalkylblad , kan en slutanvändare ange information i en visuellt behaglig formulär . Till exempel skulle skriva in en kunds adress till ett kalkylblad vara betungande. Men , om adressen är upp till en form , är det mindre betungande och lättare för slutanvändaren att förstå . Om formuläret används för inmatning av data ofta , det objekt den ansluter till eller matar in en tabell .
Rapporter
Rapporter ger ett utskriftsvänligt Placeringen av uppgifterna i databasen . Rapporten kan ansluta till tabeller, frågor eller formulär . En Access- rapporten kan formateras enligt användarens behov . Den layout och marginalerna är bara grunderna . Inom rapporten , kan användaren inkludera datum och tid då rapporten kördes , sidhuvuden och sidfötter samt sidhuvuden rapportera och sidfötter . Till exempel kan en ekonomiavdelning vill visa datum och tid för den senaste fordringar rapporten samtidigt som längst ner på varje sida finns en beräkning som visar det belopp som betalats .
Integration
Alla de viktigaste delarna i Microsoft Access kan integreras med andra Office-program . Bord, frågeresultat , formulär och rapporter kan exporteras eller skickas till andra. Till exempel , kan tabeller exporteras till eller importeras från Excel . Integrationen med Excel är särskilt användbart eftersom användaren inte behöver skriva in uppgifterna . Rapporter kan exporteras till Word eller mailas direkt från Access till Outlook .
