QuickBooks prissätts enligt antalet användare som får samtidig tillgång till programmet . En småföretagare betalar därmed ytterligare avgifter för att hennes anställda , dvs användare, för att kunna gå in transaktioner i företagets finansiella programvara . Företagets ägare fungerar som " Administratör " under alla dessa användare , att upprätthålla en viss nivå av kontroll , i syfte att hindra användare från att få tillgång till information som är onödigt eller olämpligt för dem att se . Instruktioner
1
Öppna " Set Up Användare " alternativet i SPCS . Klicka på "bolaget " i den övre menyraden , och bläddra ner till "Set Up Användare och lösenord " alternativet . När sidan öppnas , välj " Set Up Användare " alternativet . Användaren List fönster har en lista över alla användarkonton som skapats tidigare . Om det inte finns några användare kommer " Admin " är den enda listade .
2
Ange användarnamnet för den person du vill skapa en användare . Om du är begränsad i antalet licenser , kan du skapa ett användarnamn för ett visst område i ditt företag istället för en individ . Till exempel , skapa en användare med namnet " Registrera " för all försäljning medarbetare och en annan som heter " Lager " för alla back - rummet arbetare .
3
Ange ett lösenord unika för varje användare . Håll koll på varje användares namn och lösenord på ett säkert område . Låt inte användarna tilldela sina egna lösenord , dessa är för att hålla de anställda inom olika områden från att komma åt en annan anställds identifiering av användaren . Klicka på " Nästa " -knappen för att redigera en användares åtkomst till olika delar av SPCS .
4
Skapa en lista över de olika delar av din verksamhet och de olika anställda som behöver tillgång till SPCS -filen . Det arbete som arbetstagaren utför bör styra områdena QuickBooks han får i.
5
Välj "Markerade områden SPCS " och sedan på " Next . " Det första området är " Försäljning och kundfordringar . " För varje område finns det tre alternativ , " Ingen åtkomst ", "full access " och " selektiv tillgång . " Kassapersonal och de som transaktioner kund behöver bara " selektiv tillgång , " om inte användaren är en chef .
Under " selektiv tillgång " alternativen är att låta användaren " Skapa transaktioner endast , " till " Skapa och skriva ut transaktioner , " och " Skapa transaktioner och skapa rapporter . " En kassör kan behöva för att skapa och skriva ut transaktioner , men inte skapa rapporter . Denna funktion kan vara reserverade för managment .
6
Klicka på "Nästa " -knappen . Det andra området är " Inköp och leverantörsskulder . " Detta område är vanligtvis reserverad för bokföring och kontorspersonal . Det är för att komma in och betala räkningar , ange kreditkortsköp och inköpsorder . Välj " Ingen åtkomst " nivå för alla utom kontorspersonal och klicka sedan på " Next . "
7
Titta på din lista över anställda och avgöra om någon av dem behöver kunna skriva eller skriva ut checkar , göra insättningar eller ange avgifter kreditkort . Detta område är den " Kontroll och kreditkort " område . Det rekommenderas inte att någon personal , inklusive bokföring personal , ges tillgång till in lönekonto transaktioner . I allmänhet bör detta reserveras för dig , som Administratör . Klicka på " Next . "
8
Välj " selektiv tillgång " alternativet för lager eller emot användarna . Denna nästa område är den " Inventory " , alla lager användare med undantag för ledningen skall ha selektiv tillgång till lager information , med möjlighet endast att skapa och skriva ut transaktioner . Klicka på " Next . "
9
Välj " Ingen åtkomst " alternativet för de senaste fem områden , vilket inkluderar " Time Tracking , " " Lön och anställda , " " Sensitive bokföringen , " " känslig finansiell rapportering , " och " Ändra och radera transaktioner " alternativen . Detta är områden som endast administratören ska kunna ange och visa information inom . Så länge du håller lösenord för varje användare säker , bör det inte finnas någon användare som kan komma åt områden som inte avser hennes jobb . Addera
