Dubbletter kan orsaka felaktigheter i rapporteringen och felaktiga överbetalningar till dina leverantörer . Om din leverantör fångar misstag , hon har att spendera tid att kommunicera misstaget till dig och du har att spendera tid att korrigera misstaget . Konsekvent bokföring metoder i kombination med SPCS förmåga att upptäcka dubbletter och varna användaren kan undanröja de olägenheter som orsakas av dubbletter . Nej Referensnummer anges på räkningar
Den primära orsaken till dubbla bill poster försummar att ange identifiera faktura eller fakturanummer på " Ref . Nr " rad i " Enter Bills " fönstret i SPCS . Den " Ref. Nej" line är vad SPCS kontroller för dubbletter . QuickBooks kommer att varna dig om du anger samma nummer på denna linje för två räkningar för samma leverantör .
Stämpling " Angivet " på valfritt pappersdokument efter att informationen från den i SPCS är ett enkelt sätt att försäkra att du kommer inte att försöka ange information i SPCS två gånger .
Inkonsekvent Reference Numbers
ett primärt syfte med att skriva in en referens i SPCS för varje faktura är att utlösa duplicera varning när du anger en dubblett faktura . Detta kommer inte att hända om du anger referensnummer på ett inkonsekvent sätt . När du anger ett lagförslag som inte innehåller en referens eller faktura nummer måste du vara konsekvent i hur du skapar referensnumret för den notan . En standard praxis är att använda dagen för räkningen. Formatet för datum måste vara konsekvent . Till exempel , om du använder två siffror för året , aldrig använd fyra siffror för året i " Ref . Nr " fält. För flera räkningar med samma datum , lägg till en bokstav till datumet och skriv numret du skapade för notan på papperskopia av räkningen .
Stavfel
Om du stavar ett företag eller kundens namn när du skriver ett nytt konto , kan du inte hitta hennes konto nästa gång du behöver för att skapa en transaktion för henne . Du kommer då att oavsiktligt skapa en kopia konto för kunden eller företaget .
Företag som använder en DBA eller flera databasadministratörer
Företag som använder DBA ( att göra affärer som ) namn som skiljer sig från företagets namn kan orsaka bokföring förvirring . Utan tydlig kommunikation , kan du skapa ett konto med hjälp av företagets namn och en kopia konto med bolagets dba namn . Den praxis är att namnge konto med företagets namn . Att göra detta konsekvent kommer att hindra dina skapa flera konton för ett företag . Den " Customer Name " och " Bill " tilltalar är alla separata fält i " Redigera kund " skärm . Du kan använda företagets namn för kontonamn och fortfarande skicka räkningen med en DBA namn .
Inkonsekventa standarder när du anger kontonamn
Vid inmatning kundkonton , använd en enhetlig metod för att ange företags och enskilda namn så att du inte kommer att skapa dubbla konton . För kundnamn , besluta att ta dem konsekvent antingen förnamn eller efternamn först och besluta om att ta mitt initialer . För företagsnamn , besluta om en enhetlig standard för att ange namnen . En metod som kan förhindra dubbletter är att ange företagsnamn som de visas på någon korrespondens med brevhuvud du får från företaget .
