Oavsett om du skapar ett häfte , manuell , rapport , nyhetsbrev eller broschyr , finns det några generella regler som du bör följa när du formaterar ett dokument för publicering . Microsoft Word innehåller ett antal standardiserade verktyg som kan hjälpa dig hantverk och publicera en professionell dokument . Instruktioner
1
Ordna innehållet i logiska , diskreta block av text . Detta är särskilt användbart om din dokumentformat innehåller kolumner eller tabeller
2
Identifiera stilar för varje objekt : . Titlar , rubriker , rubriker, underrubriker , brödtext, bildtexter , tabeller , etc. Tänk typsnitt konstruktion , till exempel Arial eller Times New Roman , textstorlek och eventuella specialeffekter som fetstil , kursiv understrykningar eller skugga för olika komponenter . En mer grundläggande typsnitt är oftast bäst för brödtext . Dock bör du överdriva kontrasten när du använder en kombination av typsnitt . Om någon text är i färg , använda samma färg i hela dokumentet .
3
Bestäm placering av titlar , rubriker , bildtexter och tabeller . Tillämpa samma regler för liknande objekt . Till exempel, om den första bildtexten för en insatt siffra fetstil och centrerat under figuren , se till att de andra bildtexter ser likadana ut .
4
Format punktlistor och numrerade listor . Välj bullet och sub - bullet stilar och färger . Likaså väljer en standardiserad metod för alla numrerade listor och konturer . Numreringsplanerna kan innehålla decimaler , Kapitelnumrering , romerska och /eller arabiska siffror eller en kombination av siffror och bokstäver . Håll kula och talformat konsekvent över dokumentet . Blanda inte och matcha .
5
Infoga avsnitt och radbrytningar som är lämpligt . Inom varje block av text och hela dokumentet , se till att radavståndet , anpassning , tabbar och indrag förblir konsekvent .
6
Tillämpa kantlinjer eller skuggning . Till exempel , om du vill skapa en gräns för försättsbladet i en rapport eller skugga kolumnrubriken eller en viktig rad i en tabell . Skapa samma utseende och känsla för liknande objekt . Om den första textrutan i dokumentet omges av en 3 -punkts dubbel röd linje och har " goldenrod " fill , se till att de andra textrutorna har samma utseende .
7
Paste eller länk någon grafik som bilder , clip art, logotyper eller siffror . Se till att liknande grafik har samma form , storlek och placering i brödtexten i dokumentet . Till exempel , om du har en besläktad serie av grafik , såsom screentryck , centret varje av dem på sidan . Gör dem alla samma höjd och bredd och sätta bildtexter ovanför dem . Beroende på eventuella dokument storlek begränsningar , kan du behöva konvertera filer till olika filformat , t.ex. . Jpg , . Gif eller . Bmp .
