Den typ av skanner du använder för dina Office-dokument beror på dokumentets storlek och dina andra behov . Flatbäddsskannrar tillåter dig enkel scanning av tjocka eller udda - formade dokument , medan genomgångsplintar skannrar fungerar bra för standard 8 1/2-by-11-inch papper . Handhållna skanners hjälper dig att skanna större dokumentformat som inte passar in i flak eller kabelgenomföring skannrar , såsom arkitektoniska planer eller 11 - av - 17 utskrifter . När du har valt din scanner , måste du ställa upp och organisera ditt virtuella arkiveringssystem . Om du planerar att skanna dina Office-dokument så att de kan användas i en textredigerare som MS Word , Open Office Writer eller WordPad , välj en skanner som innehåller OCR-program . Instruktioner
1
Installera drivrutinen som medföljde skannern på datorn skannern ansluts till . Om du använder en nätverksansluten scanner , kan du behöva installera drivrutinen på varje dator som använder scanner själv , men inte alla datorer som behöver visa dokumenten . Följ alla instruktionerna på förpackningen och skärmen för att se till att din skanner är korrekt installerade .
2
Starta scanner programvara genom att dubbelklicka på dess ikon på din dator . Mest scanner programvara har inställningar som gör att du kan spara skanningar i vissa filformat , till exempel PDF , JPG och DOC .
3
Klicka på PDF- alternativet om du vill skanna dokument så de behåller alla sina visuella egenskaper inklusive ord och bilder . Du kommer inte att kunna ändra dessa dokument utan en PDF- editor , men du kommer att kunna se och dela dem med alla datorer som har gratisprogrammet Adobe Acrobat Reader . Ange PDF-alternativ för storlek och upplösning du vill ha som din standard scan . Programvaran kan också låta dig välja en standard plats där det kommer att spara alla PDF-filer . Välj en plats som är lätt att hitta , till exempel en mapp på skrivbordet .
4
Klicka på texten , Word eller OCR -ikonen . Ställ önskad dokumentstorlek , upplösning och standardplatsen för alla dokument du vill skanna så de är redigerbara i en ordbehandlare . Om alla i ditt företag använder samma program för ordbehandling, har de filer som sparats i den processorns format . Om inte , spara filer i Rich Text Format ( . Rtf ) är bäst , eftersom detta kan läsas av de flesta ordbehandlare .
5
Klicka på alternativet för anpassade analyser och upprätta någon gemensam skanning uppgifter som du planerar att utföra , till exempel en 2 - av - 3 - tums PDF scan för visitkort eller separata platser för de genomsökningar som ska sparas och lagras .
6
Testa varje inställning genom att skanna lämpliga typ av dokument genom scannern , så kontrollera filen platsen för att se till att det sparas på rätt sätt . OCR-program är inte 100 procent korrekt , så kontrollera alltid OCR -filer för fel , särskilt när gränserna eller ovanliga typsnitt används . Informera resten av office personal där varje filtyp lagras
7
och hur man använder scannern korrekt .
8
Tillbaka upp datorn som lagrar dokument regelbundet . Detta kommer att hålla en kopia av dina skannade dokument i händelse av fel på datorn.
