Den utbredda scanning av dokument har skapat nya möjligheter för lagring av data på datorer och utbyte av information med människor i avlägsna områden. Samtidigt , innebär det en rad utmaningar som måste beaktas noggrant av de ansvariga för att fastställa politik reproduktion av dokument . Några av de utmaningar man står inför är påtagliga och kan ses på mycket kort sikt , andra är immateriella och är uppenbara först på lång sikt . Skada på ömtåliga dokument
Scanning presenterar en konkret fara för ömtåliga dokument , som lätt skadas i processen för hantering och platta till dem på glasytorna av skannrar . Skanning kan också skada sköra dokument genom att utsätta dem för intensivt ljus , som är känd för att vara skadligt för papper . Enligt Internationella Records Management Förtroende : " Den bästa åtgärden är att göra en master kopia av originaldokumentet och använda det exemplaret för att göra ytterligare kopior , istället för att kopiera den ursprungliga upprepade gånger . "
Skador på inbundna volymer
Många skannrar kan orsaka irreparabla skador på ryggarna av inbundna volymer , som de flesta inbundna volymer inte kan läggas plant utan att skadas . Vissa moderna skannrar möjliggöra inbundna volymer som ska skannas i ett ansikte - up position och kompensera för sidan krökning , men dessa skannrar är dyra och inte så vanligt . Den amerikanska Riksarkivet har utfärdat ett generellt förbud mot scanning av inbundna volymer .
Minskat immaterialrätter
När du skannar ett sällsynt dokument och göra den tillgänglig på en webbplats , löper du risken att någon beslag på filen och använda den för sina egna syften . Även om det skannade dokumentet inte görs tillgänglig på en webbplats , kan den server där den finns att hacka och dokument stulna . I båda fallen , exponerar skanning din immateriella egendom för stöld och misshandel . Om den skannade bilden är på en webbplats , kan du lägga till en synlig digital vattenstämpel ( såsom " Egendom av XYZ Studios " ) till bilden . Ett varningens ord är på sin plats : En egenskap stämpel som digitalt läggs till en bild kan digitalt bort Addera Risk för Digital Inkurans
Som alla som har upptäckt . en gammal diskett och försökte utan framgång att läsa den vet , det finns ingen garanti för att den hårdvara och programvara för att visa det skannade dokumentet kommer att finnas i framtiden . Detta problem , som kallas " digital inkurans , " har varit föremål för mycket diskussion av bibliotekarier och arkivarier . Den uppenbara lösningen är att uppgradera filer till den senaste generationen av data - lagring standarder på en kontinuerlig basis .
