Det finns ingen enda idiotsäker metod för att helt förhindra att en bestämd användare kopierar eller redigerar en ordfil, men du kan avsevärt hindra obehörig åtkomst och modifiering med hjälp av en kombination av tekniker:
1. Lösenordsskydd:
* Begränsande åtkomst (öppet lösenord): Detta hindrar någon från att öppna dokumentet utan lösenordet. En bestämd användare kan dock fortfarande kunna kopiera filen och prova olika lösenordsprickningstekniker.
* Begränsa redigering (ändra lösenord): Detta är säkrare. Användare kan öppna dokumentet, men de kan inte göra några ändringar utan lösenordet. Detta är i allmänhet det bästa tillvägagångssättet för att förhindra redigering. Detta * förhindrar inte * att kopiera filen.
För att ställa in lösenord i Word:
1. Gå till `File`>` info`.
2. Klicka på "Skydda dokumentet".
3. Välj antingen `kryptering med lösenord '(öppet lösenord) eller` Begränsa redigering' (ändra lösenord).
4. Ange och bekräfta ditt lösenord.
2. Digital Rights Management (DRM):
* Microsoft Information Rights Management (IRM): Denna funktion (ofta en del av ett Microsoft 365 -prenumeration) möjliggör mer granulär kontroll över dokumentåtkomst och redigering. Du kan ställa in behörigheter för att förhindra utskrift, kopiering, vidarebefordran eller till och med redigering, beroende på dina inställningar. Detta är den mest robusta metoden, men kräver en kompatibel version av Word och kanske inte fungerar med alla versioner av Word eller andra applikationer.
3. Dela och behörigheter (molnlagring):
* Om du lagrar filen i molnlagring (OneDrive, Google Drive, Dropbox, etc.), utnyttja inställningar för inbyggda tillstånd. Du kan begränsa åtkomsten till specifika användare eller grupper, vilket endast tillåter att se åtkomst eller begränsad redigeringsfunktioner.
4. Konvertering till PDF:
* Konvertera ordfilen till en PDF med en PDF -skapare (Adobe Acrobat, många gratis alternativ) gör det mycket svårare att redigera. Medan en bestämd användare * kunde * använda OCR eller andra verktyg för att extrahera texten, är det betydligt svårare än att redigera en ordfil direkt. Emellertid kan en PDF fortfarande kopieras.
5. Vattenmärkning:
* Lägg till ett vattenmärke i dokumentet som framträdande visar "konfidentiellt", "Kopiera inte" eller en liknande varning. Detta är främst ett avskräckande medel, inte en säkerhetsåtgärd.
Viktiga överväganden:
* Ingen metod är helt idiotsäker. En bestämd användare med tekniska färdigheter kan hitta sätt att kringgå ditt skydd.
* Lösenordsstyrka är avgörande. Använd starka, komplexa lösenord som är svåra att gissa.
* Regelbundna uppdateringar: Håll din programvara uppdaterad för att dra nytta av de senaste säkerhetspaterna.
Det bästa tillvägagångssättet innebär ofta att kombinera flera av dessa metoder för maximalt skydd. För verkligt känsliga dokument kan du överväga att använda ett säkrare dokumenthanteringssystem med robusta åtkomstkontroller.
