Ett omfattande organisationssystemdokument bör täcka flera viktiga områden, beroende på organisationens storlek och komplexitet. Men på ett minimum bör det inkludera:
i. Syfte och omfattning:
* Övergripande mål: Ange tydligt syftet med organisationssystemet. Vilket problem löser det? Vilka är dess avsedda resultat?
* Omfattning: Definiera vad som ingår och utesluts från systemet. Ange avdelningar, team, individer, processer eller data som påverkas.
* Systemgränser: Klart avgränsar där systemet börjar och slutar, inklusive interaktioner med andra system.
ii. Systemkomponenter:
* Struktur: Beskriv organisationens hierarkiska struktur och dess förhållande till systemet. Inkludera organisatoriska diagram vid behov.
* Processer: Detaljer de viktigaste processerna som systemet stöder, inklusive arbetsflöden, beslutsfattande och kommunikationskanaler. Använd flödesscheman eller diagram för tydlighet.
* Data: Beskriv de typer av data som hanteras av systemet, deras källor, lagringsplatser och åtkomstkontroller. Inkludera dataordböcker eller scheman om tillämpligt.
* Teknik: Lista hårdvara, programvara och applikationer som används i systemet. Ange versioner och kompatibilitetskrav.
* Människor: Identifiera roller, ansvar och rapporteringsstrukturer i systemet. Inkludera kontaktinformation för nyckelpersoner.
iii. Operativa förfaranden:
* Start/avstängningsförfaranden: Detaljera hur systemet initieras och avslutas.
* Regelbunden drift: Beskriv systemets dagliga drift, inklusive underhållsförfaranden och felsökningssteg.
* Säkerhetsförfaranden: Kontera säkerhetsprotokoll, inklusive åtkomstkontroll, säkerhetskopiering av data och återhämtning och planer för händelser.
* Underhållsförfaranden: Detalj regelbundna underhållsuppgifter, uppgraderingar och lappningsscheman.
* Nödprocedurer: Beskriv procedurer som ska följa vid systemfel eller andra nödsituationer.
iv. Styrning och efterlevnad:
* policyer och förfaranden: Lista alla relevanta policyer och förfaranden som styr systemets operation.
* Krav på överensstämmelse: Ange alla juridiska, lagstiftnings- eller industristandarder som systemet måste följa.
* Revisionsförfaranden: Beskriv hur systemets prestanda och efterlevnad kommer att granskas.
v. Träning och support:
* Träningsmaterial: Lista tillgängligt utbildningsmaterial för användare och administratörer.
* Supportkanaler: Beskriv hur användare kan få teknisk support och hjälp.
vi. Framtida utveckling:
* Framtida förbättringar: Identifiera planerade förbättringar eller utvidgningar till systemet.
* skalbarhet: Diskutera systemets förmåga att hantera ökande arbetsbelastningar eller datavolymer.
vii. Bilaga (valfritt):
* ordlista av termer: Definiera nyckeltermer och akronymer som används i dokumentet.
* Kontaktinformation: Ge kontaktinformation för individer som är ansvariga för systemet.
* Referenser: Lista eventuella externa dokument eller resurser som refereras till i dokumentet.
Detta dokument bör regelbundet granskas och uppdateras för att återspegla förändringar i organisationen, systemet eller dess miljö. Nivån på detaljer som krävs kommer att variera beroende på systemets komplexitet, men målet är att ge en omfattande och lättillgänglig guide för alla intressenter.
