Okej, utan ett formellt kontoplan kan du fortfarande skapa ett grundläggande bokföringssystem för en studentorganisation som använder dokument och Excel. Nyckeln är att skapa en enkel struktur som spårar inkomst och utgifter på ett sätt som är lätt att förstå och underhålla. Här är en uppdelning av hur man gör det:
1. Dokumentorganisation (fysisk och/eller digital):
* Mappsystem: Skapa ett välorganiserat arkiveringssystem för alla ekonomiska dokument. Detta kan vara ett fysiskt mappsystem eller ett digitalt (med Google Drive, Dropbox, etc.).
* inkomstmapp: Håll register över alla pengar som kommer in. Detta inkluderar:
* Kvitton från insamlingsevenemang
* Medlemskapsavgifter
* Donationer
* Sponsringsavtal
* Kopior av mottagna kontroller (om tillämpligt)
* Detaljerade anteckningar från kontantinsättningar
* Kostnadsmapp: Förvara kvitton och fakturor för alla pengar som spenderas. Detta inkluderar:
* Evenemangskostnader (platsuthyrning, förnödenheter, mat)
* Marknadsföring/reklamkostnader
* Kontorsmaterial
* Resekostnader
* Högtalaravgifter
* Kopior av checkar skrivna (om tillämpligt)
* Eventuella fakturor eller räkningar som ska betalas
* Sekventiell numrering: Tilldela ett unikt nummer till varje dokument (kvitto, faktura, etc.) som det kommer in. Skriv detta nummer framträdande på själva dokumentet (t.ex. med en penna eller använda en etikett). Detta är avgörande för enkel referens i ditt Excel -ark. Börja från ett enkelt nummer som 001, 002, etc.
2. Excel -kalkylbladinställning:
Skapa ett kalkylblad med följande kolumner. Anpassa dessa kolumnrubriker för att passa din organisations aktiviteter:
* Dokumentnummer: (VIKTIGT!) Detta bör matcha det nummer du tilldelade det fysiska/digitala dokumentet. Detta är länken mellan ditt kalkylblad och din pappersspår.
* Datum: Datum för transaktionen (när pengar kom in eller gick ut).
* Beskrivning: En kort förklaring av transaktionen. Var specifik (t.ex. "Pizza for Club Meeting", "Medlemskapsavgifter - John Smith", "Fundraising Profit - Bake Sale").
* Kategori: Det är här du grupperar liknande transaktioner. Detta fungerar som ett förenklat kontoschema. Exempel:
* Inkomstkategorier: Medlemsavgifter, insamling, donationer, sponsring
* Kostnadskategorier: Evenemangskostnader, leveranser, marknadsföring, resor, högtalaravgifter
* belopp: Dollarbeloppet för transaktionen.
* inkomst (+)/kostnad (-): Ange ett positivt antal för inkomst och ett negativt antal för utgifter. Detta är avgörande för enkel beräkning.
* Betalningsmetod: Hur pengarna betalades (kontanter, check, kreditkort, överföring online). Detta är bra för försoning.
* (valfritt) Anmärkningar: Eventuella extra detaljer du vill spela in (t.ex. vem som betalade, evenemangsnamn etc.).
Exempel på kalkylblad rader:
| Dokumentnummer | Datum | Beskrivning | Kategori | Belopp | Inkomst (+)/kostnad (-) | Betalningsmetod | Anteckningar |
| ----------------- | ------------ | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| 001 | 2023-10-26 | Medlemskapsavgifter - Jane Doe | Medlemskapsavgifter | 20.00 | 20.00 | Kontanter | |
| 002 | 2023-10-27 | Pizza för klubbmöte | Händelsekostnader | 35,00 | -35,00 | Kreditkort | Papa John's, stor ost |
| 003 | 2023-10-28 | Insamling Vinst - Bake Sale | Insamling | 150,00 | 150,00 | Kontanter | |
| 004 | 2023-10-29 | Flyers for Event | Marknadsföring | 25,00 | -25,00 | Kontroll | Tryckt på Staples |
3. Använda Excel för rapportering:
* Totaler: Längst ner i kalkylbladet använder du funktionen "Sum" för att beräkna:
* Total inkomst:`summa (kolumn där inkomstbeloppen är)`
* Totala utgifter:`Sum (kolumn där kostnadsbeloppen är)` `
* Nettoresultat/förlust:`Totalt inkomst + totala utgifter '(detta ger dig den totala ekonomiska ställningen)
* Filtrering och sortering: Använd Excels filtrerings- och sorteringsfunktioner för att analysera dina data.
* Kategori Sammanfattning: Filtrera efter kolumnen "Kategori" för att se totala inkomster/utgifter för varje kategori. Du kan manuellt kopiera dessa totaler till ett annat avsnitt i kalkylbladet för att skapa en sammanfattning.
* datumintervall: Filtrera efter datum för att se inkomst/utgifter för en viss period (t.ex. en månad, en fjärdedel, ett evenemang).
* pivottabeller (mer avancerade men rekommenderas starkt): Pivot -tabeller är ett kraftfullt sätt att sammanfatta och analysera dina data utan att behöva använda formler. Du kan enkelt skapa rapporter som visar inkomster och utgifter efter kategori, efter månad eller efter andra kriterier du väljer. Leta efter tutorials online (sök efter "Excel Pivot Table Tutorial"). De kan verka skrämmande till en början, men de är oerhört användbara.
4. Förena med kontoutdrag (om tillämpligt):
* Om din organisation har ett bankkonto, förena regelbundet ditt Excel -ark med kontoutdragen. Detta innebär att jämföra varje transaktion i ditt kalkylblad med vad som visas i kontoutdraget. Markera föremål som matchar. Undersök eventuella avvikelser omedelbart. Detta säkerställer noggrannheten i dina poster.
5. Viktiga överväganden och bästa praxis:
* Konsistens: Var förenlig med dina kategorinamn. Använd inte ibland "evenemangskostnader" och ibland "evenemangskostnader." Välj en och hålla fast vid den.
* Regelbundna uppdateringar: Uppdatera ditt kalkylblad regelbundet (minst varje vecka) för att hålla dina poster aktuella.
* noggrannhet: Kontrollera alla poster för noggrannhet. Ett litet fel kan ha en krusningseffekt.
* Dokumentation: Håll alla stöddokument (kvitton, fakturor etc.) organiserade och lättillgängliga. Dokumentnumret är nyckeln!
* Flera personer: Om flera personer hanterar ekonomi, definierar tydligt roller och ansvar.
* Transparens: Gör uppgifterna tillgängliga för andra medlemmar i organisationen. Transparens bygger förtroende.
* Backup: Säkerhetskopiera regelbundet din Excel -fil till en separat plats (t.ex. en USB -enhet, molnlagring).
* Säkerhet: Om ditt kalkylblad innehåller känslig information (t.ex. bankkontonummer), lösenordsskyddade filen.
* Starta enkelt: Försök inte skapa ett komplicerat system till en början. Börja med grunderna och lägg till fler funktioner efter behov.
* Granska och justera: Granska regelbundet ditt system och göra justeringar vid behov för att säkerställa att det uppfyller dina behov. När din organisation växer kan du så småningom behöva uppgradera till redovisningsprogramvara.
Exempel Scenario:
Låt oss säga att din organisation håller en insamling av biltvätt. Så här skulle du spåra utgifterna och inkomsterna:
1. leveranser: Du köper tvål, svampar och handdukar. Du får ett kvitto. Du skriver "005" på kvittot.
2. kalkylbladets post: I Excel skulle du ha en rad med:
* Dokumentnummer:005
* Datum:(Inköpsdatum)
* Beskrivning:Biltvättförsörjning
* Kategori:insamlingskostnader
* Belopp:(Total kostnad för leveranser)
* Inkomst (+)/kostnad (-):(negativt värde på den totala kostnaden för leveranser)
* Betalningsmetod:(kontanter, kreditkort etc.)
3. inkomst: Du samlar in pengar vid biltvätten. I slutet av dagen räknar du kontanterna. Du skapar ett enkelt sammanfattningsark i evenemanget och noterar datum, tid och total. Skriv "006" på arket.
4. kalkylbladets post: I Excel skulle du ha en rad med:
* Dokumentnummer:006
* Datum:(Datum för biltvätt)
* Beskrivning:Biltvättinkomst
* Kategori:insamling
* Belopp:(Totalt insamlat kontanter)
* Inkomst (+)/kostnad (-):(positivt värde på de totala insamlade kontanterna)
* Betalningsmetod:kontanter
Genom att följa dessa steg kan du skapa ett funktionellt bokföringssystem för din studentorganisation med grundläggande verktyg. Kom ihåg att nyckeln är att vara organiserad, konsekvent och korrekt. Denna grund kommer att göra det lättare att hantera din ekonomi och fatta välgrundade beslut.
