Protokoll, i samband med arkivering, är inte en standard eller allmänt erkänd arkiveringssystemkomponent som mappar eller skåp. Termen "minuter" hänvisar vanligtvis till det officiella protokollet för ett möte. Därför hänvisar ett "protokoll" sannolikt till
en enda sida eller några sidor som innehåller protokollet från ett möte .
Hur dessa minuter används vid arkivering beror helt på det arkiveringssystem som används av en organisation:
* del av en större fil: Protokollet (erna) skulle placeras i en filmapp som ägnas åt den specifika kommittén, projektet eller ämnet. Till exempel skulle några minuter från ett styrelsemöte vara i en mapp "styrelse".
* Kronologisk ordning: Inom den mappen kan protokollet ordnas kronologiskt, med de senaste minuterna på toppen.
* alfabetisk ordning (mindre vanlig): Beroende på arkiveringssystemet kunde de * arkiveras alfabetiskt efter datum (t.ex. "2023-10-26 mötesprotokoll").
* numerisk ordning (för projekt): Om protokoll hänför sig till specifika projekt med tilldelade nummer, kan de lämnas in numeriskt.
* separat bindemedel: Vissa organisationer kan hålla mötesprotokoll i ett separat bindemedel, märkt på lämpligt sätt (t.ex. "Project X Meeting Minuter").
Kort sagt, det finns inte en specialiserad "minuters ark" arkiveringsmetod. Det är helt enkelt ett dokument som är integrerat i ett bredare arkiveringssystem baserat på organisationens behov och föredragna metod.
