Det finns inte ett enda "mest populärt" organisations- och arkiveringssystem eftersom det bästa systemet beror starkt på individuella behov och preferenser. Vissa system är emellertid mer allmänt använda och anpassningsbara än andra. Dessa inkluderar:
* alfabetiskt: Detta är extremt vanligt för personliga filer, särskilt de som involverar korrespondens eller enkla dokument som organiseras efter namn eller företag. Det är enkelt att förstå och implementera.
* kronologiskt: Organisering efter datum är användbart för att spåra evenemang, projekt med en tidslinje eller finansiella poster.
* numeriskt: Detta system använder på varandra följande nummer för att tilldela filer. Det används ofta i samband med ett index för att hjälpa till att hitta specifika filer.
* Ämne: Detta är en mycket populär metod för företag och individer med olika ämnen. Det handlar om att kategorisera dokument baserat på deras ämne, ofta med hjälp av en hierarkisk struktur.
Även om dessa är utbredda, involverar det "bästa" systemet ofta en hybridmetod som kombinerar delar av dessa metoder för att passa specifika omständigheter. Till exempel kan ett företag använda ett ämnesbaserat system med kronologiska underkategorier inom varje ämne. Programvarubaserade lösningar komplicerar ytterligare frågan, eftersom många använder molnbaserade system med sina egna taggnings- och sökfunktioner, vilket gör ett specifikt "arkiveringssystem" mindre relevant.
