Pappersbaserade informationssystem, även om de till synes enkla, kan kategoriseras på olika sätt beroende på deras syfte, struktur och komplexitet. Det finns inte en allmänt överenskommen formell taxonomi, men vi kan gruppera dem i stort sett på följande sätt:
1. Baserat på struktur och organisation:
* Enkla arkiveringssystem: Dessa är de mest grundläggande, involverande mapparna, etiketterna och potentiellt alfabetisering eller kronologisk ordning. Exempel inkluderar personliga utgiftskvitton, studentens graderade uppdrag eller ett litet företags faktura -arkiveringssystem.
* kodade arkiveringssystem: Dessa använder ett mer strukturerat kodningssystem (numeriskt, alfanumeriskt eller ämnesbaserat) för att organisera information för snabbare hämtning. Bibliotek använder ofta varianter av detta.
* Indexkortsystem: Information spelas in på enskilda kort, som sedan kan korsreferenser och kategoriseras med olika metoder. Detta var en mycket vanlig metod för personlig register och forskning före digitala databaser.
* bundna dokument: Dessa inkluderar böcker, rapporter, manualer och andra dokument där information är permanent fixerad i en sekventiell ordning. Även om det tekniskt är ett system, förlitar sig återhämtningen på att veta var informationen finns i dokumentet.
2. Baserat på funktion eller syfte:
* Record-Keeping Systems: Används för att spåra händelser, transaktioner eller andra datapunkter över tid. Exempel inkluderar patientmedicinska diagram, anställdas personalfiler eller ett företags redovisningsbok.
* Informationsåtervinningssystem: Dessa är utformade för att underlätta att hitta specifik information inom en samling dokument. Bibliotekskataloger (före digitalisering) är ett klassiskt exempel.
* Kommunikationssystem: Även om det främst används för att överföra information, ingår pappersbaserade system som memos, brev och rapporter här.
* beslutsstödsystem: Även om de är mindre effektiva än digitala system kan pappersbaserade system användas för att samla information för att fatta beslut. Tänk på en brainstorming session med hjälp av Flip -diagram och klisterlappar.
3. Baserat på formaliseringsnivån:
* informella system: Dessa är ofta ad-hoc-system med inkonsekvent organisation. Tänk på en hög med kvitton på ett skrivbord.
* Formella system: Dessa har fördefinierade regler, procedurer och kodningssystem för att säkerställa konsekvent organisation och hämtning. Detta kan innebära en detaljerad arkiveringshandbok för en stor organisations arkiv.
Det är viktigt att notera att många pappersbaserade system blandar aspekter av dessa kategorier. Till exempel kan ett företags registersystem använda ett kodat arkiveringssystem för effektiv hämtning av personalfiler. Den viktigaste takeawayen är att även om det saknar sofistikering av digitala system ger pappersbaserade system strukturerade sätt att hantera information, om än ofta mindre effektivt.
