Du kan förhindra att människor ändrar Excel -kalkylblad på flera sätt, beroende på skyddsnivån du behöver:
1. Grundskydd:
* Lösenordsskydda arbetsboken:
* Gå till "File"> "Info"> "Skydda arbetsboken."
* Välj "Kryptera med lösenord" och ange ett lösenord.
* Detta hindrar någon från att öppna arbetsboken utan lösenordet.
* Skydda arken:
* Välj det ark du vill skydda.
* Gå till "Granska"> "Skydda ark."
* Ställ in ett lösenord och välj de åtgärder du vill tillåta (t.ex. att välja celler, redigera, ta bort).
* Detta begränsar förändringar inom det skyddade arket.
2. Avancerat skydd:
* Använd Excels dataskyddsfunktioner:
* Datavalidering: Begränsa typen av data som kan matas in i specifika celler (t.ex. endast siffror, datum, specifika värden).
* Villkorlig formatering: Tillämpa formatering (som färgförändringar) på celler baserat på specifika förhållanden, vilket gör förändringar mer märkbara eller till och med omöjliga.
* dolda rader och kolumner: Dölj rader eller kolumner för att förhindra användare från att komma åt eller redigera innehållet.
* Skapa skrivbara filer:
* Spara din fil som en PDF eller ett skrivskyddatformat för att förhindra eventuella ändringar.
* Använd Excel's "Share" -funktion:
* Dela din Excel -fil med andra med funktionen "Dela".
* Du kan ställa in specifika behörigheter för kollaboratörer (t.ex. "kan bara visa").
3. Externa lösningar:
* Molnlagring med versionskontroll:
* Förvara dina Excel -filer i en molnlagringstjänst som Google Drive eller OneDrive, som erbjuder versionskontroll och spårning.
* Dessa plattformar kan spela in alla ändringar och låta dig återgå till tidigare versioner.
* Document Management Systems (DMS):
* Dediced DMS -programvara ger avancerade funktioner som dokumentspårning, versionskontroll och åtkomstkontroller.
* Detta är idealiskt för organisationer som hanterar stora mängder dokument.
Kom ihåg:
* Tänk på det skyddsnivå du behöver. Enkelt lösenordsskydd kan vara tillräckligt för personligt bruk, medan mer avancerade metoder behövs för känslig affärsdata.
* kommunicera med användare. Förklara orsakerna till skyddet och de specifika åtgärder som de är tillåtna eller inte får vidta.
* säkerhetskopiera dina filer. Har alltid flera säkerhetskopior av viktiga kalkylblad vid oavsiktlig radering eller modifiering.
Genom att kombinera dessa tekniker kan du effektivt skydda dina Excel -kalkylblad från oönskade förändringar.
