Ett organisatoriskt förfarande och policy som hänför sig till noggrannhet i att driva ett datoriserat redovisningssystem bör täcka flera viktiga funktioner:
i. Datainmatning och bearbetning:
* Regler för datavalidering: Tydliga procedurer för validering av datainmatning i varje steg. Detta inkluderar kontroller för:
* Datatyp: Se till att siffror anges som siffror, datum som datum etc.
* intervallkontroller: Att begränsa värden till acceptabla intervall (t.ex. kan kvantitet inte vara negativ).
* Konsistenskontroller: Att verifiera att relaterade datapunkter är överens om (t.ex. debet- och kreditposter måste balansera).
* Komplettkontroller: Säkerställa att alla nödvändiga fält är fyllda.
* Åtkomstkontroller: Begränsa åtkomst till systemet och specifika funktioner baserade på roller och ansvar (segregering av uppgifter). Detta förhindrar obehörig datainmatning, modifiering eller borttagning. Användning av unika användarnamn och starka lösenord är avgörande.
* revisionsspår: Att upprätthålla detaljerade loggar över alla transaktioner, inklusive vem som gjorde ändringarna, när och vilka ändringar som gjordes. Detta möjliggör spårning och utredning av fel eller avvikelser.
* Felhanteringsförfaranden: Tydliga steg att följa när fel upptäcks under datainmatning eller bearbetning. Detta inkluderar förfaranden för att korrigera fel, dokumentera korrigeringar och eskalerande problem vid behov. Detta bör inkludera förfaranden för omvänd transaktioner.
* Säkerhetskopiering och återhämtning: Regelbundna säkerhetskopior av redovisningsdata för att säkerställa dataintegritet och företagskontinuitet vid systemfel eller dataförlust. Detta bör inkludera säkerhetskopiering på plats för katastrofåterhämtning.
* Datasäkerhet: Genomförande av robusta säkerhetsåtgärder för att skydda bokföringssystemet från obehörig åtkomst, virus, skadlig programvara och cyberattacker. Detta inkluderar brandväggar, antivirusprogram och regelbundna säkerhetsuppdateringar.
ii. Försoning och rapportering:
* försoningsförfaranden: Regelbunden avstämning av redovisningsregister med källdokument (t.ex. kontoutdrag, fakturor). Tydliga tidslinjer och ansvar för försoning bör definieras.
* Rapportera verifiering: Förfaranden för granskning och verifiering av noggrannheten i redovisningsrapporter som genereras av systemet. Detta kan inkludera att jämföra rapporter med tidigare perioder och undersöka alla betydande variationer.
* Undantagsrapportering: Systemet bör generera rapporter som belyser ovanliga eller potentiellt felaktiga transaktioner, vilket underlättar snabb identifiering och korrigering av problem.
iii. Personal och utbildning:
* kompetenskrav: Definiera nödvändiga färdigheter och kunskaper för individer som arbetar med redovisningssystemet. Detta kan inkludera specifika redovisningskvalifikationer och erfarenhet av programvaran.
* Träningsprogram: Ett omfattande utbildningsprogram för alla användare på korrekt datainmatning, systemnavigering och felhantering. Regelbunden uppdateringsutbildning bör tillhandahållas.
* Ansvarsuppdrag: Tydligt att definiera roller och ansvar för datainmatning, validering av datamal, avstämning och rapportering. Detta främjar ansvarsskyldighet och hjälper till att förhindra fel.
iv. Kontinuerlig förbättring och recension:
* Regelbundna revisioner: Genomföra regelbundna interna och externa revisioner av redovisningssystemet för att bedöma dess noggrannhet, effektivitet och efterlevnad av relevanta föreskrifter.
* Systemuppdateringar: Uppdatera regelbundet redovisningsprogramvaran och hårdvara för att säkerställa optimal prestanda och säkerhet.
* Policy Review: Periodisk granskning och uppdatering av förfaranden och policyer för att återspegla förändringar i affärsverksamhet, teknik och lagstiftningskrav.
Genom att implementera dessa funktioner kan organisationer förbättra noggrannheten och tillförlitligheten för deras datoriserade redovisningssystem, minska risken för fel och förbättra integriteten i deras finansiella uppgifter.
