Avsnitt L för en uppmaning, även känd som "instruktioner, villkor och meddelanden till erbjudanden", innehåller vanligtvis all information du behöver för att förbereda och skicka in ditt förslag. När en muntlig presentation är en del av utvärderingsprocessen kommer avsnitt L att ge instruktionerna för den presentationen. Här är en uppdelning av den information som vanligtvis krävs i avsnitt L angående en muntlig presentation:
Allmänna instruktioner och logistik:
* Huruvida en muntlig presentation krävs: Detta är det mest grundläggande. Avsnitt L kommer tydligt att ange om en muntlig presentation är obligatorisk, valfri eller inte krävs.
* Syftet med den muntliga presentationen: Vad försöker regeringen utvärdera med presentationen? Är det för att bedöma din förståelse av kraven, din föreslagna lösning, ditt teams expertis eller någon kombination av faktorer?
* Datum, tid och plats: Om presentationen är personligen kommer detaljer om den fysiska platsen att tillhandahållas. För virtuella presentationer kommer information om plattformen (t.ex. zoom, Microsoft -team), inloggningsuppgifter och tekniska krav att inkluderas. Det exakta datumet och tiden kommer att anges för varje erbjudande eller ett fönster med tid kommer att tillhandahållas.
* Kontaktinformation: Namnet och kontaktinformationen (telefonnummer, e -post) av regeringspunkten för kontakt för frågor om den muntliga presentationen.
* Säkerhetskrav: Eventuella säkerhetsprotokoll eller godkännandekrav för deltagare. För klassificerade uppmaningar kommer detta att vara mycket detaljerat.
* närvaro: Begränsningar eller krav på vem som från ditt team måste delta och eventuella begränsningar för antalet deltagare.
* Inspelningspolicy: Om presentationen kommer att registreras av regeringen.
* Instruktioner om inlämning av presentationsmaterial: Vissa uppmaningar kan begära att du tillhandahåller presentationsmaterialet.
Krav på innehåll och format:
* Ämnen som ska täckas: De specifika ämnesområdena du måste ta itu med i din presentation. Detta är den viktigaste delen! Det kommer sannolikt att anpassa sig till utvärderingskriterierna som beskrivs i avsnitt M. Ämnen kan vara mycket breda eller mycket specifika.
* Tidstilldelning: Den totala tiden som tilldelats för presentationen, inklusive alla frågor och svar. Detta är avgörande för att planera ditt innehåll.
* Presentationsformat: Instruktioner om du kan använda bilder, demonstrationer, whiteboards eller andra visuella hjälpmedel. Specifika programvarukrav (t.ex. PowerPoint, PDF).
* Begränsningar: Vad du * kan inte * inkludera i din presentation (t.ex. marknadsföringsmaterial, kostnadsinformation om det är en teknisk presentation).
* Uppföljningsfrågor: Ett uttalande som indikerar att regeringen kommer att ställa frågor efter den formella presentationen och eventuellt under.
Utvärderingskriterier Anslutning:
* Länk till avsnitt M (utvärderingsfaktorer): Avsnitt L kommer nästan alltid uttryckligen att säga att den muntliga presentationen kommer att utvärderas baserat på kriterierna som beskrivs i avsnitt M. Det är här du hittar vikterna tilldelade varje aspekt av förslaget, inklusive den muntliga presentationen. Förstå avsnitt m intimt!
* betoningsområden: Avsnitt L kan belysa specifika aspekter av avsnitt M:s utvärderingskriterier som kommer att betonas särskilt under den muntliga presentationen.
Nyckel saker att leta efter och göra:
1. Läs avsnitt L noggrant: Detta är det viktigaste steget. Skumma inte det. Läs det noggrant, markera nyckelkraven och gör en checklista för att säkerställa att du täcker allt.
2. Korsreferens med avsnitt M: Ständigt hänvisa tillbaka till avsnitt M för att förstå * varför * regeringen ber om specifik information i den muntliga presentationen. Din presentation bör uttryckligen anpassas för att hantera utvärderingskriterierna.
3. Ställ frågor (om tillåtet): Om det finns oklarheter eller oklara instruktioner, skicka frågor till regeringspunkten för kontakten med den tidsfrist som anges i uppmaningen. Vänta inte till sista minuten.
4. övning, övning, övning: Öva din presentation flera gånger för att säkerställa att du håller dig inom tidsgränserna, att dina bilder är tydliga och kortfattade och att dina teammedlemmar är bekväma med sina roller.
5. Förbered dig för frågor: Förutse vilka typer av frågor som regeringen kan ställa baserat på uppmaningskraven och din föreslagna lösning. Utveckla tydliga och kortfattade svar.
6. Håll dig inom omfattning: Endast nuvarande information som är relevant för de ämnen som anges i avsnitt L. Introducerar inte ny information eller avviker från ditt skriftliga förslag om det inte är att klargöra eller utöka vad du redan har skickat in.
7. Följ instruktionerna exakt: Regeringen letar efter erbjudanden som kan följa instruktionerna. Att avvika från det angivna formatet eller innehållskraven kan påverka din utvärdering negativt.
Genom att noggrant granska och följa instruktionerna i avsnitt L och förstå utvärderingskriterierna i avsnitt M kan du öka dina chanser att leverera en framgångsrik muntlig presentation och vinna kontraktet.
