Avsnitt L för en uppmaning, med titeln "Instruktioner, villkor och meddelanden till erbjudanden eller svarande", är där regeringen beskriver de specifika instruktionerna och kraven för att förbereda och lämna in ett förslag. För en muntlig presentation kommer avsnitt L att beskriva avgörande aspekter. Medan det exakta innehållet kan variera beroende på den specifika uppmaningen, är här en allmän översikt över vad du kan förvänta sig i avsnitt L angående en muntlig presentation:
Nyckelområden som vanligtvis täcks i avsnitt L angående muntliga presentationer:
* Allmänna instruktioner:
* Syfte: Ett kort uttalande om syftet med den muntliga presentationen (t.ex. att klargöra det skriftliga förslaget, visa förståelse, svara på frågor etc.).
* Övergripande mål: Vad regeringen försöker uppnå med de muntliga presentationerna.
* Format och struktur:
* Tidsfördelning: Den totala tiden som tilldelats för den muntliga presentationen, inklusive tid för frågor och svar. Detta är kritiskt! Ofta kommer det att ange en strikt tidslinje för presentationen, följt av en period för frågor från utvärderingsteamet.
* Innehållsbegränsningar: Kan ange områden för att betona eller undvika. Det kan förbjuda införandet av ny information som inte redan är i det skriftliga förslaget.
* Presentationshjälpmedel: Regler för användning av presentationshjälpmedel (t.ex. PowerPoint -bilder, utdelningar, whiteboards, produktdemonstrationer). Kan ha begränsningar för antalet tillåtna bilder, kräva att bilder skickas i förväg eller anger acceptabla filformat.
* Plats/plattform: Information om var den muntliga presentationen kommer att äga rum (personligen vid en regeringsanläggning eller via en virtuell plattform som Zoom eller Microsoft Teams). Inkluderar instruktioner för att ansluta praktiskt taget, testa anslutning etc.
* Säkerhet: Säkerhetskrav om presentationen hålls på en regeringsanläggning eller om informationen som presenteras är känslig.
* Hårdvara/programvara: Vilken hårdvara och mjukvara kommer att tillhandahållas av regeringen och vad som erbjudaren ansvarar för att tillhandahålla.
* Deltagare och roller:
* deltagare tillåtna: Det maximala antalet personal som en erbjudare kan ha närvarande.
* Specifika roller: Kan utse vem som förväntas tala (t.ex. projektledare, teknisk ledare). Kan begränsa antalet högtalare.
* Identifiering: Krav för identifiering vid ankomst till en regeringsanläggning.
* Inloggningsförfaranden: Instruktioner för att logga in eller registrera dig för den virtuella presentationen.
* Innehållskrav (specifikt för uppmaningen):
* Nyckelämnen: Specifika aspekter av förslaget som regeringen vill behandlas i presentationen. Detta är oerhört viktigt att notera! Fokusera på dessa områden.
* förtydligande områden: Områden där regeringen ansåg att de skriftliga förslagen var svaga eller oklara. Den muntliga presentationen är din chans att ta itu med dessa direkt.
* Demonstrationer: Krav för demonstrationer av kapacitet, programvara eller utrustning.
* Scenarier: Kan presentera scenarier och fråga erbjudaren hur de skulle adressera dem.
* Q &A -session:
* Förväntningar: Anger syftet med frågor och A, till exempel att klargöra aspekter av förslaget eller utvärdera erbjudarens förståelse.
* Tillåtna ämnen: Kan begränsa omfattningen av frågor.
* Svarsprotokoll: Instruktioner för att svara på frågor (t.ex. vem som ska svara, hur man hanterar klassificerad information).
* Utvärderingskriterier Länk:
* Utvärderingsfaktorer: Anger uttryckligen hur den muntliga presentationen kommer att utvärderas och hur den hänför sig till de övergripande utvärderingskriterierna i avsnitt M. Detta är avgörande. Skräddarsy din presentation för att hantera dessa faktorer direkt.
* Inlämningskrav (relaterade till den muntliga presentationen):
* Förskott av bilder: Kräver inlämning av presentationsbilder (PowerPoint, etc.) ett visst antal dagar/timmar före presentationen.
* Presentlistan: Kan kräva en lista över presentatörer med sina namn, titlar och roller i presentationen.
* Biografier: Kan kräva korta biografier av presentatörerna.
* agenda: Kan kräva en agenda som beskriver presentationens struktur och ämnen.
* Begränsningar:
* Ny information: Uttryckligen förbjuder introduktionen av ny information som inte fanns i det skriftliga förslaget. Den muntliga presentationen är för förtydligande och förklaring, inte för att lägga till nya detaljer.
* PROPRIETARY INFORMATION: Instruktioner för hantering av egenutvecklad eller konfidentiell information.
* Kontraktsförhandlingar: Anger vanligtvis att den muntliga presentationen inte är en del av avtalsförhandlingarna.
* Inspelning: Förbjuder att spela in presentationen eller Q &A -sessionen.
Hur man använder avsnitt L effektivt:
1. Läs noggrant och markera: Granska avsnitt L för alla detaljer relaterade till den muntliga presentationen. Markera nyckelinstruktioner och tidsfrister.
2. Skapa en disposition: Utveckla en detaljerad presentationskontur baserad direkt på kraven i avsnitt L. Se till att du täcker alla nödvändiga ämnen och följer alla tidsbegränsningar.
3. Förbered och öva: Förbered noggrant dina presentationsmaterial och öva din leverans. Förutse potentiella frågor och förbereda tankeväckande svar.
4. repetera frågor och svar: Håll Mock Q &A -sessioner med ditt team för att förbereda sig för den riktiga saken.
5. Fäst strikt: Följ alla instruktioner noggrant. Icke-efterlevnad kan påverka din utvärdering negativt.
Viktig anmärkning: Detta är en allmän guide. specifika Innehållet i avsnitt L angående den muntliga presentationen kommer att variera från uppmaning till uppmaning. Prioritera alltid de faktiska instruktionerna i den specifika uppmaning du svarar på.
