Dokumentuppsättningar i SharePoint 2010 var inte nödvändigtvis * föredragna * framför bibliotek i alla situationer, men de erbjöd fördelar i specifika scenarier där hantering av grupper av relaterade dokument var avgörande. De var inte en ersättning för dokumentbibliotek, utan en kompletterande funktion. Här är därför de var användbara i vissa sammanhang:
* Grupperingsrelaterade dokument: Dokumentuppsättningar tillät dig att paketera flera dokument (och potentiellt andra objekt som bilder eller kalkylblad) tillsammans som en enda logisk enhet. Detta var särskilt användbart för projekt, kontrakt eller andra komplexa arbetsflöden där flera filer tillhörde och behövde hanteras som en uppsättning. Ett dokumentbibliotek, däremot, behandlar varje fil individuellt.
* metadata och versionering på inställd nivå: Du kan tillämpa metadata och hantera versionering på * dokumentuppsättningen * -nivån, inte bara den enskilda dokumentnivån. Detta ger en mer holistisk bild av projektet eller kontraktets livscykel. Ändringar av hela uppsättningen kan spåras, vilket är svårt att hantera omfattande inom ett standardbibliotek.
* Förbättrad arbetsflödeshantering: Dokumentuppsättningar kan integreras bättre med SharePoint -arbetsflöden. Du kan utforma arbetsflöden som agerade på hela dokumentuppsättningen (t.ex. godkännandeprocess för alla dokument inom ett kontraktspaket) istället för att behöva skapa separata arbetsflöden för varje enskilt dokument.
* Innehållsorganisation och navigering: För komplexa projekt med många dokument gav dokumentuppsättningar ett sätt att organisera och navigera innehåll mer effektivt än plattbiblioteksstrukturer. De hjälpte användare att hitta vad de behövde lättare.
Dokumentuppsättningar hade dock nackdelar:
* Komplexitet: Att ställa in och hantera dokumentuppsättningar kan vara mer komplexa än att använda standardbibliotek, särskilt för användare som inte känner till SharePoints avancerade funktioner.
* Prestanda: I stora distributioner med många dokumentuppsättningar kan prestanda vara ett problem.
* Begränsad funktionalitet jämfört med bibliotek: Dokumentbibliotek erbjöd mer inbyggd funktionalitet och flexibilitet i vissa områden.
I huvudsak berodde valet mellan ett dokumentbibliotek och ett dokument som sattes i SharePoint 2010 på projektets eller arbetsflödets specifika behov. Om du behövde hantera grupper av relaterade dokument med intrikata versionering och arbetsflödeskrav var dokumentuppsättningar fördelaktiga. Om du behövde en enklare lösning för att hantera enskilda filer var ett dokumentbibliotek i allmänhet tillräckligt. Många användare fann att en kombination av båda var den mest effektiva metoden.
